Az Adminisztráció modul Flotta asszisztens funkciója azért jött létre, hogy ügyfeleink könnyen és gyorsan átláthassák a flottájukkal kapcsolatosan felmerülő eseményeket.

Mind a műszaki vizsga, olajcsere, mind az éves szerviz és gumicsere tervezhető feladatok, amelyeket az asszisztens funkció használatához előre, jövőbeni eseményként rögzíteni kell a Flotta eseményekben vagy a Járművek funkció listájában, a jármű adatlapon, az Események/értesítések fülön.

Az események rögzítésekor az esemény állapota kötelezően kitöltendő. Az események állapota háromféle lehet:

1. Tervezett
2. Befejezett
3. Sikertelen

A tankolás, bírság, kilométeróra és munkaóra korrekció események alapértelmezetten Befejezett állapottal jönnek létre, mivel ezeket az eseményeket tipikusan retrospektíve, utólag rögzítik felhasználóink.

A műszaki vizsga és szerviz események létrehozásánál az esemény állapot mező alapértelmezetten a Tervezett értékkel töltődik ki, ez egy jövőbeni esemény rögzítésekor értelemszerű.

Az események állapotát - amennyiben változás történt - manuálisan kell aktualizálni. A gyakorlatban ez annyit jelent, hogy miután a szerviz esemény vagy a műszaki vizsga lezajlott vagy elmaradt, ügyfelünk az eseményt szerkesztésre megnyitva, a legördülő listából az aktuális állapotnak megfelelő értéket állítja be a mezőben, majd a beállítást elmenti.

Az asszisztens funkció járműlistájában a módosításokat (új esemény létrehozása, állapot módosítás) automatikusan fél óránként frissíti a rendszer, de a lista tartalma manuálisan is, a frissítés gombra kattintva bármikor aktualizálható.

Amennyiben az eseményt utólag, az esedékesség bekövetkeztét követően rögzíti felhasználónk, természetesen az állapot mező tartalmát létrehozáskor is igény szerint módosíthatja a kívánt értékre.

Az asszisztens funkciót megnyitva az előzetesen rögzített műszaki vizsgák, olajcserék és szerviz események listája fogadja felhasználóinkat.

Az adatokat a már ismert, multifunkciós lista tartalmazza, személyre szabható megjelenéssel, tartalommal és rendezhető oszlopokkal.

A letöltés gomb segítségével XLS fájl formátumban letölthetjük a táblázat tartalmát, a nagyítóval szűrhetünk jármű szerint a különböző adatsorok között.

A három függőleges vonallal jelzett gombra kattintva a listában megjelenített oszlopok konfigurációja állítható be, valamint a beállított konfiguráció egyéni névvel, sablonként menthető, a fogaskerékre kattintva pedig a használni kívánt sablon futtatható.

A táblázat soraiban a név mellett megtalálható egy naptár ikon és esetenként egy ceruza ikon is.

A naptár ikonra kattintva új értesítést állíthatsz be egy járműnek, amit később a Flotta értesítések fül alatt, a táblázatban megtalálsz.

A ceruza ikon abban az esetben jelenik meg, amennyiben a járműhöz tartozó esemény virtuális kilométeróra korrekció. Az ikonra kattintva módosíthatjuk az adatokat:

Műszaki vizsga és szerviz események rögzítésekor az esemény dátumának kitöltése kötelező, tehát az esemény esedékességének hiányában létre sem hozható.

Az események esedékessége azonban nem csak dátum alapján állapítható meg. Járművek esetén az esedékesség a kilométeróra állás alapján is kijelölhető, munkagépek esetében viszont általában a munkaóra a mérvadó.

A kilométeróra állás vagy munkaóra alapú esedékesség kitöltése nem kötelező, viszont abban az esetben ha az adat rendelkezésre áll, célravezető.

A flotta asszisztens funkciójának lényege, hogy a beütemezett műszaki vizsga és szerviz események esedékességére felhívja a figyelmet.

Ahogy korábban már kitértünk erre, az adott jármű típusától függően az esedékesség lehet dátum, kilométeróra állás, és munkaóra alapú.

Az asszisztens funkcióval lehetőséget nyújtunk arra, hogy felhasználóink igény szerint, egyedileg konfigurálják a dátum, a kilométeróra állás, és a munkaóra alapú esedékesség figyelmeztetési határát.

Az asszisztens modulban szereplő események a beállított figyelmeztetési határ alapján három csoportba sorolhatók:

• jövőbeli, ebben az esetben az esemény még nem érte el a beállított figyelmeztetési határt,
• esedékes, ha az esemény már elérte a beállított figyelmeztetési határt, de az esemény dátuma még nem következett be,
• lejárt, abban az esetben, ha az esemény dátuma már bekövetkezett.

A lista bal felső sarka felett található figyelmeztető háromszöggel jelölt gombra kattintva, felhasználóink az esedékességi figyelmeztetést saját igényeik szerint állíthatják be.

A kattintást követően megjelenő ablakban - ha a felhasználó több céget is lát, akkor cégenként - beállítható a figyelmeztetési határ a dátum, a kilométeróra állás, és a munkaóra alapú esedékességre.

Az itt beállított paraméterek alapján rendszerünk színkód alkalmazásával, hívja fel ügyfeleink figyelmét az események közeledtére, vagy lejártára.

Felhasználóink a következő színkódok segítségével egy pillantással megállapíthatják, hogy a flotta járművei közül bármelyiknél közeleg-e szervíz esemény, vagy műszaki vizsga:

• zöld kód - a beütemezett esemény nem érte el a beállított figyelmeztetési limitet
• sárga kód - a beütemezett esemény elérte a beállított figyelmeztetési határt, de még nem járt le az esedékessége
• piros kód - a beütemezett esemény esedékessége lejárt, dátuma a múltban van.

A színkód segítségével a lista egyszerű áttekintésével megelőzhető a tervezett határidők elmulasztása, időben végrehajthatók a beütemezett események.

Mivel az esemény létrehozásnál az esedékesség dátuma kötelező mező, a kilométeróra állás és a munkaóra kitöltése viszont opcionális, ezért gyakran előfordul hogy egy esemény két, ritkábban három esedékességi típussal kerül rögzítésre. Ebben az esetben rendszerünk mindig a figyelmeztetési beállításoknak megfelelően, külön kezeli az esedékesség típusait.

A flotta értesítések fül, táblázatban listázza az eseményekhez tartozó értesítéseket. A táblázat felett a szokásos műveleti gombok helyezkednek el, a nagyító, mellyel szűrni tudunk az adatok közt és a lekérdezések konfigurációjára szolgáló gombok.

A táblázat soraiban található ikonok balról jobbra haladva a nagyító, a naptár és a szemetesláda.

A nagyítóval az értesítés adatai tekinthetők meg, a naptár ikonra kattintva pedig az értesítéshez tartozó esemény adatai jelennek meg, végül a szemetesláda segítségével törölni lehet az adott értesítést.

A flotta költségek fül a flotta működése során felmerülő költségeket listázza. Működését már korábban, a Flotta költségek fejezetben tárgyaltuk.

Az asszisztens funkción belül lehetősége van a felhasználónak, hogy könnyen, átláthatóan nyomon tudja követni a közeljövőben bekövetkező eseményeket egy naptár segítségével.

Az eseményeket sárga téglalappal feltüntetve láthatjuk a naptár adott napján jelölve és az arra történő kattintással az eseményhez egy új értesítést tudunk létrehozni.

A naptár fejlécében, bal oldalt a hónapok között tudunk lépegetni előre és hátra, a Most gombra kattintva pedig mindig az aktuális hónapot fogja mutatni a felület. A fejléc jobb oldalán váltogathatunk a havi, heti és napi nézetek között, valamint a bekövetkezendő eseményeket listázva is megtekinthetjük.