A HolAzAutó Flotta költségek funkciója a flotta működése során felmerült költségek nyomon követésére szolgál; itt hozhatók létre új költségtételek, a költségek típus, partnercég, jármű, személy és státusz szerint kereshetők, valamint a lista XLS formátumban exportálható.

Ebben a funkcióban a flotta működése során felmerült költségeket követheted nyomon, mind az általad hozzáadottakat, mind a HolAzAutó rendszer által kalkuláltakat.

A lekérdezés a már megszokott táblázatos formában jelenik meg, felette a műveleti gombok találhatók. Ezek balról jobbra a következők:

• Új költség hozzáadása
• XLS export
• Keresés
• Oszlopok
• Fogaskerék

A (+) gombra kattintva új költséget adhatsz meg.

Bármely menüben hozol létre költséget, a következő mezők kitöltése kötelező:

• ha a felhasználó több céghez is hozzá van rendelve, akkor a cég kiválasztása,
• a költség dátuma,
• a költség típusa (ez lehet autópályadíj, bérleti díj, biztosítási díj, hatósági díj, parkolódíj, szervizdíj, tankolás; minden olyan költség, ami az említett kategóriákba nem fér bele, az Egyéb típusba sorolható),
• a mennyiség,
• a mennyiség egysége (lehet liter, kilogramm, darab stb.; a felhasználó igény szerint szabad szövegesen tölti ki a mezőt),
• a költség összege (az összegre vonatkozó információk közül elegendő két adatot megadni: nettó összeg és áfakulcs, vagy bruttó összeg és áfakulcs; a hiányzó értékeket a HolAzAutó rendszer automatikusan kiszámolja),
• valamint a pénznem.

Ha a mentést követően a tételt szerkesztésre megnyitod, a költséget partnercéghez is lehet kötni, így a kimutatásokban partnercég szerinti bontás is kérhető. Továbbá ilyenkor a felület lehetőséget ad a költségekkel kapcsolatos dokumentumok csatolására is.

Az XLS Export gombra kattintva letöltheted xls fájlformátumban a lekérdezésed.

A nagyító ikon segítségével kereshetsz a rekordok között, szűrheted a költségnemeket különböző tulajdonságok szerint.

Keresési feltételként a következők adhatók meg:

• a költség típusa,
• a költség azonosítója,
• az időintervallum, amin keresni szeretnél,
• a költséghez rendelt partnercég,
• megadhatod, hogy a töröltek is láthatóak legyenek-e,
• személyek,
• járművek,
• az esemény státusza,
• valamint azt, hogy ütemezett vagy nem ütemezett költségre keresel.

Ezek után a sárga nagyító gombra kattintva futtathatod a keresést, a szemetesládával pedig törölheted a korábbi feltételeket.

Az Oszlopok opció lehetővé teszi, hogy kiválaszd, mely oszlopok jelenjenek meg a lekérdezésben. Miután elnevezed a lekérdezést, elmentheted a Lekérdezés sablonokba a Mentés gomb segítségével, hogy később már csak egy kattintással elő tudd hívni az elkészített lekérdezést.

Itt találhatók az Oszlopok opcióban mentett lekérdezések, amik a háromszög ikonnal futtathatók, míg a ceruza ikonnal módosíthatók. Amennyiben több mentett lekérdezésed is van, megjelenik egy szemetesláda ikon is, amivel törölheted az adott sablont.

A táblázat felett elhelyezkedő műveleti gombokon túl a lista elemeinek soraiban is találsz különböző ikonokat. Ezek a nagyító és a szemetesláda ikonok.

A táblázat soraiban található nagyítóra kattintással a költség és a költséget kiváltó esemény adatait tudod vizsgálni a fülek közti lapozás segítségével. Itt az adatokat módosítani nem tudod.

A költség adatainak módosítására a lista sorában található módosítás gombbal nyílik lehetőséged; erre kattintva a módosító felület nyílik meg előtted. Itt módosíthatod utólagosan az adatokat, a mentés gombra kattintva pedig elmentheted azokat.

A szemetesládával értelemszerűen törölheted az elemet a listából.

? Hogyan hozhatok létre új költséget a HolAzAutó Flotta költségek funkciójában?

: A HolAzAutó Flotta költségek funkciójában a (+) gombra kattintva hozhatsz létre új költséget; kötelező a cég, a költség dátuma, a költség típusa, a mennyiség, a mennyiség egysége, a költség összege (nettó/bruttó és áfakulcs) és a pénznem megadása.

? Milyen keresési feltételeket adhatok meg a költségek között?

: A HolAzAutó Flotta költségek keresőjében költségtípus, azonosító, időintervallum, partnercég, személy, jármű, esemény státusz, az ütemezett vagy nem ütemezett költség és a törölt tételek láthatósága alapján szűrhetsz.