Ebben a fejezetben olvashatsz az utazási okmányok létrehozásával, kitöltésével és lezárásával, valamint az utazási okmányokhoz kapcsolódó funkció jogosultságokkal kapcsolatos tudnivalókról.

Az utazási okmány felhasználói számára jelenleg kétféle jogosultsági szint osztható ki:

• Utazási okmány adminisztrátor
• Utazási okmány szerkesztő

Ha adminisztrátor jogosultsággal rendelkezel, az utazási okmányokhoz tartozó összes funkciót használhatod. Hozhatsz létre az okmányok alapjául szolgáló okmány típust, hozhatsz létre utazási okmányt, amelyet természetesen ki is tölthetsz. A kitöltést követően a szakaszokat jóváhagyhatod, és a jóváhagyott dokumentumokat lezárhatod.

Ha szerkesztő jogosultsággal rendelkezel, hozhatsz létre utazási okmányt, és a létrejött nyitott státuszú okmányokat kitöltheted, a kitöltést követően a szakaszokat jóváhagyhatod, és a jóváhagyott dokumentumokat lezárhatod.

A jármű típusa és a járműhasználat jellege határozza meg, hogy milyen utazási okmányt szükséges, illetve célszerű vezetned. Szolgáltatásunk eszköztárában a következő utazási okmány típusokat fogjuk a rendelkezésedre bocsájtani:

• útnyilvántartás
• tehergépkocsi menetlevél
• autóbusz menetlevél és
• fuvarlevél.

Rendszerünkben jelenleg az útnyilvántartás típusú okmányok használata érhető el, a további típusok használatát a közeljövőben fogjuk fokozatosan hozzáférhetővé tenni.

A rendszerünkben kiállított útnyilvántartások listája a menü Utazási okmányok pontjában érhető el. Mivel jelenleg az utazási okmány típusok közül csak az útnyilvántartás érhető el, ezért a lista jelenleg csak útnyilvántartásokat tartalmaz.

A rendszerünkben létrehozott illetve létrejött utazási okmányokat - típustól függetlenül - a már ismert multifunkciós listába rendezve találod. A lista vezérlő gombok a többi funkcióval megegyező módon a bal felső sarokban találhatók.

A funkciók balról jobbra haladva a következők:

• dokumentum létrehozása

• a lista tartalmának frissítése

• a lista tartalmának exportálása .xls formátumban

• keresés a lista tartalmában

• oszlopkiosztás profilok létrehozása

itt állíthatod be, hogy mely oszlopok legyenek láthatók a listában

• oszlopkiosztás profil beállítása

itt választhatsz az általad létrehozott, és az alapértelmezett profilok közül

• kijelölt dokumentumok letöltése

• sofőrök értesítése

a kijelölt dokumentumok létrejöttéről értesítést küldhetsz az érintett sofőröknek. A sikeres kiküldés tényét a lista Értesítés kiküldve oszlopában ellenőrizheted.

A jogosultságaid beállításától függően hozhatsz létre utazási okmányokat.

• Kitöltés szerepkörrel rendelkezel, az elkészült útnyilvántartásokban kitöltheted a hiányzó adatokat, és jóváhagyhatod a kitöltött dokumentumokat.
• Szerkesztés szerepkör birtokában kizárólag azokra a járművekre állíthatsz ki útnyilvántartást, amelyeket az adott periódusban azonosított sofőrként vezetted.
• Az admin szerepkörrel felruházva bármely járműre hozhatsz létre útnyilvántartást.

Új útnyilvántartás létrehozásához kattints a ➕ gombra.

A felnyíló ablakban a következő adatokat kell kötelezően kitöltened:

• válaszd ki az utazási okmány típusát,
• válaszd ki a típusban engedélyezett járművek közül a megfelelőket,
• és végül állítsd be az időszak kezdő és záró dátumát.

A létrehozandó útnyilvántartásnak megfelelő adatok kitöltését követően, a mentés gombra kattintva elkezdődik az útnyilvántartás előállítása. A készülő dokumentum megjelenik a listában.

A létrehozott dokumentumok négy állapotban szerepelhetnek a listában.

1. Előállítás folyamatban: ebben az állapotban a nyilvántartás adattartalma nem teljes, például ha az időszak záródátuma a jövőben van, ezért az adatok a záródátum bekövetkeztéig folyamatosan töltődnek. Az adatok ebben a státuszban nem módosíthatók.
2. Jóváhagyásra vár: ebben az állapotban a dokumentum hiányzó adatai kitölthetőek, ha a kötelező adatok szerepelnek a dokumentumban, akkor az jóváhagyható és lezárható.
3. Lezárt: a dokumentum tartalma ebben a státuszban már nem módosítható.
4. Érvénytelenített: az érvénytelenített dokumentumok nem szerkeszthetők.

A nyitott útnyilvántartás egy olyan egyedi sorszámmal ellátott nyers dokumentum, melyet rendszerünk a járműbe épített GPS nyomkövető adatai alapján előállított kiértékelési útszakaszokból hoz létre a rendszer. Az egyes szakaszok az adott útnyilvántartás alapjául szolgáló utazási okmány típusban beállított vágási paramétereknek (állásidő vagy gyújtás nélküli állapot) megfelelően jönnek létre.

A jóváhagyásra váró útnyilvántartást a táblázat bal szélén található ceruzára kattintva nyithatod meg szerkesztésre.

Ahhoz hogy a dokumentumot költség elszámolásként ténylegesen fel lehessen használni, az egyes szakaszokat jóvá kell hagyni vagy a valós használatnak megfelelően módosítani, illetve minden kötelező adattal el kell látni amelyet a vonatkozó jogszabályok előírnak.

A kötelező, automatikusan generálódó fejléc adatokon túl, minden hivatali jelleggel megtett szakasznál szerepelnie kell

• az indulás helyének és idejének
• az érkezés helyének és idejének
• a felhasználás jellegének (magán, céges, bejárás, vagy átmeneti szakasz)
• céges út esetén a meglátogatott üzleti partnernek,
• illetve a látogatás céljának.

Amennyiben fentiek közül bármilyen adat hiányzik, az adott szakasz nem jóváhagyható, emiatt a teljes dokumentum sem zárható. A hiányzó adatok kitöltését az üres mezőbe kattintva legördülő menüből, a korábban létrehozott adatokból kiválasztva lehet manuálisan megtenni, de automatizmusoktól is kérhetjük a tételek automatikus besorolását.

Minden szakaszt be kell sorolni az alábbi jellegek valamelyikébe:

• Hivatali: Ezt abban az esetben kell beállítani, ha az adott útvonal egyértelműen hivatali célú, azaz valamely ügyfeled vagy beszállítód látogattad meg üzleti céllal.
• Magán: ha az adott szakaszon személyes célból utaztál, azaz a saját céljaidra használtad a céges autót, akkor ezt kell beállítanod
• Átmeneti: átmenetibe sorolhatunk akkor egy útszakaszt, ha például ügyfeledhez utaztál, de menet közben egyszer (vagy többször) megálltál egy benzinkútnál vagy pihenőhelyen. A megállás miatt a rendszer itt minden alkalommal betesz egy megállási helyet, azaz a pihenéssel megszakított utad két (vagy több) szakaszból áll. Hogy ezt utólag ugyanannak az üzleti (vagy magán) útnak lehessen minősíteni a megállás(okat) megelőző szakasz(oka)t átmenetire kell besorolnod, és csak ennek az útnak az utolsó szakaszát (amikor tényleg a megállási helyre értél) kell besorolnod a megfelelő jellegbe.
• Bejárás: Mivel munkáltatóként eltérő lehet hogy a dolgozó otthonából a munkahelyre való bejárást hivatali vagy magáncélú használatként sorolja be (illetve számol el azzal kapcsolatos költséget) kialakítottuk ezt a besorolást a munkába járási tételek azonosítására. Szükség esetén használható tehát ezen tételek megkülönböztető besorolása.

A dokumentum szerkesztő nézetében, a fejléc jobb oldali panelében találod a Mellékletek fület, ahol fájlokat csatolhatsz a dokumentumhoz, amelyeket később le is tölthetsz, és törölhetsz is.

A “+” gombra kattintva felugró ablakban láthatod a azokat a fájlformátumokat, amelyeket fel lehet tölteni mellékletként a dokumentumhoz. Maximum 2 MB méretű fájlt lehet feltölteni, és egyszerre csak 1 fájlt tudsz csatolni, viszont magához a dokumentumhoz több fájlt is fel lehet tölteni.

A támogatott fájlformátumok a következők:

• PDF
• ZIP
• JPG
• JPEG
• PNG

Alapértelmezetten a feltöltendő fájlod nevét fogjuk felajánlani a melléklet neveként is, ezt természetesen módosíthatod.

A mentést követően a panelen megjelennek a csatolmányaid a formátumot jelző ikonnal, illetve az általad választott névvel. A jobb oldalon 2 ikon található. Az első ikonnal letölthetjed és megtekintheted a fájlt, míg a másikkal törölheted a csatolmányt a dokumentumból.

Az Utazási Okmányok listájában jobb szélen a Csatolmány oszlopban egy ikon jelezi, hogy a dokumentumhoz tartozik csatolmány. Az ikonra kattintva letöltheted a csatolmányt/csatolmányokat.

Ha a dokumentumhoz több melléklet tartozik, akkor a letöltés gombra kattintvaa csatolt fájlok egy lebegőablakban jelennek meg.

Ha csak egy melléklet tartozik a dokumentumhoz, akkor egyből megkezdődik a letöltés.

Rendszerünk képes arra, hogy a szakaszokat automatikusan, az általad előre meghatározott jelleg alá sorolja.

Az automatikus kitöltés előfeltétele, hogy az olyan útszakaszokhoz, amikről előre eldönthető hogy milyen használati jelleggel fognak megtörténni, hozzá kell rendelned a megfelelő jelleget. Ehhez létre kell hozod a szükséges útszakasz-használati jelleg összerendeléseket. Például az otthonod és a munkahelyed közötti szakaszhoz hozzárendeled a bejárás jelleget, vagy ha gyakran teszed meg a munkahelyed és egy adott, a munkavégzéshez kapcsolódó helyszín közötti útszakaszt, ahhoz a hivatali jelleget rendeled.

Az útszakasz-használati jelleg összerendeléseket a személy adatlapon teheted meg, létrehozásának teljes folyamatáról itt olvashatsz.

Hivatali célú használatnál az útnyilvántartáson szerepeltetni kell a meglátogatott üzleti partnert.

Az üzleti partnert a korábban - az Alapadatok menü Partnercégek funkciójában - létrehozott partnerek közül választhatod ki manuálisan. A kiválasztáshoz kattints az adott útszakasz sorában a fogaskerék ikonra.

A megnyíló ablak bal felső hányadában, a Partnercég adatok panelben, a partnercég mezőben a lefelé mutató nyílra kattintva jelenítheted meg a már korábban létrehozott partnercégeket, amelyek közül egy kattintással kiválaszthatod a megfelelőt.

Amennyiben a kiválasztott partnerhez rendeltél látogatási célt (a partnercég adatlapján, a Látogatás célja fülön), az automatikusan kitöltődik.

Abban az esetben ha a partner még nem létezik, ne a legördülő menüt nyisd meg a nyílra kattintva, hanem a létrehozandó partner nevét írd be a mezőbe. Miután az új partner nevét beírtad, folytasd a kitöltést, és válaszd ki a látogatás célját.

Amennyiben már létezik a számodra megfelelő cél, a legördülőből választhatsz. Ha még nem létezik, a dokumentum kitöltése jogosultságaid függvényében két irányban folytatódhat.

Amennyiben az utazási okmány típusát úgy állította be az adminisztrátor hogy a dokumentum kitöltője hozhat létre látogatási célt, akkor a fentebb ismertetett módon, nem a legördülőből választva, hanem a mezőbe beleírva, kitöltés közben ugyanúgy hozhatsz létre látogatási célt, mint partnercéget.

Ha már létezik hasonló nevű partnercég, akkor a kötelezően kitöltendő adatok megadása után a mentés előtt felajánljuk neked a lehetőséget, hogy egy táblázatban átnézhesd a hasonló nevű partnercégeket.

Itt láthatod a különböző partnercégeket, illetve a partnercéghez tartozó összes telephelyet.

Ha esetleg nem találod az általad keresett partnercéget, vagy a partnercéghez rendelt telephelyet, akkor kattints a Nincs találat gombra. Ezután a táblázat eltűnik, és újra rákattinthatsz a mentés gombra. Ekkor feltesszük neked a kérdést, hogy szeretnéd-e a most létrehozandó partnercégedhez és a telephelyéhez egy POI-t készíteni.

Ha POI nélkül hozod létre a partnercéget, akkor az automatikus kitöltés funkció a jövőben nem lesz képes kitölteni neked a partnercég adatait abban az esetben, ha legközelebb ugyanezen a helyen végződik az útvonalad. Emiatt tettük lehetővé, hogy helyben hozd létre a POI-t a partnercéghez. Ezt a térkép felett elhelyzett POI rajzolása gombra kattintva, teheted meg.

A POI létrehozásról ITT részletesebben is olvashatsz.

Ha nincs jogosultságod látogatási cél létrehozására és a legördülő nem tartalmazza szükséges tételt, vedd fel a kapcsolatot az adminisztrátorral, aki létrehozhatja a számodra megfelelő látogatási célt.

Az okmány kitöltését követően a mentés gombra kattintva létrejön az új partner és a látogatási cél is.

Rendszerünk az indulási és érkezési címek figyelembevételével képes az üzleti partnerek automatikus azonosítására is. Amennyiben az adott szakasz érkezési helyén már létezik az ügyfél telephelyét reprezentáló POI (tehát a partnercég adatlapján a partnerhez is van rendelve), a rendszer automatikusan a szakaszhoz rendeli a meglátogatott üzleti partnert.

Ha a kiválasztott partner telephelyén még nem létezik POI, akár az útnyilvántartás kitöltése közben is létrehozhatod. Kattints a partner adatokat tartalmazó ablak bal oldalán, a térkép fölött található Új POI rajzolása gombra. Ekkor a térkép a szakasz érkezési helyszínére betölti a létrehozandó partner POI alapértelmezett nézetét, amit igény szerint alakíthatsz a POI körvonalain található pontok mozgatásával.

A kötelező POI adatok kitöltését követően, a mentés gombra kattinva létrejön a partner - POI összerendelés.

Ha a kiválasztott partner telephelyén már létezik POI, de még nincs a partnerhez rendelve, az Összerendelt poi:nincs összerendelés gombra kattintva, a már létező POI-k listájából kiválasztva létrehozhatod az összerendelést.

A partnercégek telephelyét megjelenítő POI-k létrehozásásáról és összerendeléséről itt olvashatsz bővebben.

Az útvonal jellegek automatikus meghatározása az a folyamat, amikor egy tétel kezdő és végpontját a rendszer megpróbálja ráilleszteni egy olyan POI párra, amit korábban a sofőrhöz - a személy adatlap, használat jellege útvonalhoz rendelése funkciónál - definiáltunk. Ha egy sornál az indulási és érkezési hely megegyezik egy a sofőrhöz definiált POI párral, akkor az adott tételnél az lesz a használat jellege, amit ehhez a POI pároshoz beállítottunk. Tehát abban az esetben ha a sofőr használhatja a munkáltató járművét arra hogy hazajárjon vele és ezeket az utakat szeretnék automatikusan a bejárás jelleghez rendelni, akkor létre kell egy POI-t a sofőr lakhelyére illetve a munkáltató telephelyére, majd ezt a POI párost kell felvenni bejárás jelleggel a sofőr személy adatlapjánál. Ugyanezen az elven lehet eljárni ha egy rendszeresen látogatott ügyfélnél szeretnénk az automatikus hivatali jelleg megállapítását. A személy adatlapon a munkáltató telephelye POI-t és az ügyfél telephelyére rajzolt POI-t kell összerendelni hivatali jelleggel.

Az átmeneti jelleg automatikus megállapításához túl bonyolult és sok munkával járó folyamat lenne ha személyenként, sofőrönként kellene ezt megadni. Ahogy korábban leírtuk, az átmeneti jelleg tulajdonképpen egy - például pihenővel - megszakított út egy szakaszára jellemző. Az ilyen utazás megszakítások jellemző helyei a benzinkutak, illetve az autópályák pihenői, melyekből több száz is lehet. Az átmeneti jelleg automatikus megállapítását emiatt úgy lehet előkészíteni, hogy első lépésként valamilyen speciális - például “pihenőhelyek, benzinkutak” - csoportba soroljuk azokat a korábban megrajzolt POI-kat, amelyek ilyen megálló helyek lehetnek, majd ezeket a csoportokat - az Adminisztráció menü Utazási okmány típusok funkciójában - minden olyan okmány típushoz hozzárendeljük, amelyeknél ezt a POI csoportot átmeneti (pihenő) pontnak akarjuk minősíteni.

A kitöltő automatika akkor tudja az üzleti partnert automatikusan meghatározni, ha van olyan partnercéghez telephelyként rendelt POI, amely területén van az útnyilvántartás tétel érkezési helye.

Az ellenőrzés és véglegesítés célja, hogy az útnyilvántartást lezárjuk, azaz alkalmassá tegyük a pénzügyi elszámoláshoz. A lezárás előfeltétele a fentiekben leírt teljes adattartalom, illetve hogy a kitöltést tételenként, azaz szakaszonként jóváhagyjuk.

A soronként kiválasztott jóváhagyásokkal elindul az érintett tételre egy adattartalmi ellenőrzés. Amennyiben a rendszer az ellenőrzéskor hibát talál, az érintett sort és abban a hibás vagy hiányzó adatot egyaránt szín kiemeléssel jelöli, illetve egy szöveges hibaüzenetben arról is tájékoztat hogy melyik adattal van probléma.

Több oldalas útnyilvántartás esetén időigényes soronként jóváhagyni minden egyes szakaszt. Ebben az esetben a lista alján található dupla pipával jelzett gombot megnyomva az összes oldalon szereplő szakaszt egy gombnyomással jóváhagyhatod.

A dupla pipára kattintva a dokumentumban elindul a szakaszonkénti adattartalmi ellenőrzés. Amennyiben a rendszer az ellenőrzéskor hibát talál, az érintett sorokat, azokon belül a hiányzó adatokat egyaránt piros színkiemeléssel jelöli, illetve egy figyelmeztető üzenettel is jelzi, hogy mely adatok miatt nem lehetett jóváhagyni a szakaszokat, illetve lezárni a dokumentumot.

Ilyenkor kattinthatsz a “Mégse” gombra, amellyel bezárod a figyelmeztetést, illetve kattinthatsz az “Adathiányos útvonalak kiválasztása” gombra, amivel csak a hiányos szakaszokat jeleníted meg.

Ha ezek az adatok javításra kerültek általad, akkor történhet meg a dokumentum lezárása.

A dokumentum lezárásának előfeltétele az előző szakaszban tárgyalt jóváhagyás. Amikor az összes szakasz jóváhagyása megtörtént, a dokumentum zárható. Ez kettő gomb megnyomásával történhet meg:

• A dupla pipa gomb megnyomásával, ami a lista alján található
• A “Jóváhagyás és lezárás” gomb megnyomásával, ami az oldal alján található.

Ha minden adat megfelel, akkor egy olyan megerősítő üzenet fogad, ahol megerősítheted, hogy ténylegesen le szeretnéd zárni a dokumentumot.

A lezárást követően a dokumentum adattartalma már nem módosítható.