A munkafolyamat definíciókban kerülnek meghatározásra, definiálásra a cég különböző üzleti, üzletviteli folyamai, annak egyes lépései, az egyes munkafolyamat elemek egymásra hatásának szabályai. Munkafolyamat definíció létrehozását, módosítását - megfelelő jogosultság birtokában - a felhasználói menü Munkafolyamatok menüpontjáról lehet kezdeményezni.

A menüpont kiválasztásakor azok a munkafolyamat definíciók jelennek meg, melyek a flottakövető rendszer fejlécében kiválasztott céghez vannak rendelve. Amennyiben ott nincs cég kiválasztva, a felhasználó által kezelhető összes cég, összes munkafolyamat definíciója a listába kerül, az információ hogy a definíció melyik céghez lett létrehozva, ilyenkor plusz oszlopként jelenik meg.

A funkció alapja egy kereshető, sorrendezhető táblázatos listaképernyő, melyen a funkciókhoz tartozó vezérlők ergonómiai szempontok figyelembevételével kerültek elhelyezésre.

Felépítése hasonló a rendszer más felületein működő táblázatos listákéhoz.

• a táblázat fejlécében kerülnek elhelyezésre azok a funkciók, melyek az adatok szűréséhez, rendezéséhez és rögzítéséhez szükséges.
  • a toolbar melyen a hozzáadás, a keresés és az oszlopok ki-be kapcsolása gomb található
  • valamint a kattintható oszlopfejlécek, melyek a táblázat az adott oszlop szerinti növekvő és csökkenő rendezését végzik.
• a táblázat soraiban elhelyezett vezérlők az adott sorra vonatkozó funkciókat takarják
  • az adatsor módosítását
  • aktív/inaktív állapotának kapcsolását
  • a táblázat láblécébe lapozóelem, illetve az egy oldalon megjeleníthető sorok számát szabályozó elem került.

A táblázat oszlopfejléceire kattintással először növekvő, majd újabb kattintásra csökkenő sorrendbe teszi az elemeket az adott oszlop szerint. A sorrendet az oszlopfejlécen megjelenő lefelé vagy felfelé mutató nyíl jelzi.

A táblázat fejlécében elhelyezett nagyító ikonra kattintva megjelenik a képernyő bal oldalán egy szűrőpanel, melyen a táblázat oszlopainak megfelelő adatkörökre lehet szabad szövegesen rögzítve vagy készletből kiválasztva beállítani a lehetséges értékeket.

• A szűrés a sárga nagyító ikonnal indítható.
• a szűrési feltételeket a törlés (szemetes) ikonnal lehet alaphelyzetbe állítani.
• a balra mutató nyíllal a szűrőpanelt rejthetjük el.

A szűrés sárga nagyítóval történő indítását követően a szűrőpanel magától eltűnik, a táblázatban pedig csak azok az adatsorok jelennek meg, melyek a beállított szűrésnek megfelelnek.

A táblázat fejlécében lévő, három függőleges oszlopot tartalmazó piktogrammal jelölt gombbal egy lenyíló-pipálható listában kapcsolhatjuk ki-be a számunkra fontos és kevésbé fontos oszlopokat, azaz azok láthatóságát. A kattintásokat a táblázat azonnal leköveti.

Amennyiben a táblázat elemei elérik, illetve meghaladják a 10 tételt, a táblázat láblécében megjelenik egy lapozóelem, mellyel az adott sorrendnek megfelelően sorrendezett, a megjelenítendő sorok számát szabályozó elemnek megfelelő lépésközzel jelennek meg az adatok.

• A lapozóelem számaira kattintva az adott sorszámú oldal jelenik meg
• a szimpla (< és >) lapozóelemekkel egy oldalnyit lapozhatunk előre illetve hátra,
• míg a |< és >| lapozóelemekkel a táblázat legelejére illetve legvégére navigálhatunk

Az állapot az adott adatsorban elhelyezett, kapcsológomb piktogrammal azonosított vezérlővel történik. A vezérlőre kattintva az adott állapotnak az ellenkezője kerül beállításra a kattintással egyidejűleg.

Új munkafolyamat rögzítését a táblázat fejlécében elhelyezett + jelet tartalmazó gombbal lehet kezdeményezni. A vezérlőelemre kattintás után a következőkben részletesen ismertetett adatokat, kapcsolatokat, szabályokat lehet rögzíteni. A beírt adatok tárolása a Mentés gomra kattintást követően történik, mentés nélkül a Mégse gombbal, illetve az ablak jobb felső sarkában elhelyezett x gombbal lehet az ablakot elhagyni.

Adatsor módosítását az adatsorban elhelyezett, ceruza piktogrammal azonosított gombbal lehet kezdeményezni. A vezérlőelemre kattintást követően a következő fejezetekben részletesen ismertetésre kerülő adatokat és szabályokat lehet rögzíteni, módosítani.

Új munkafolyamatot alapadatainak rögzítésével lehet kezdeményezni, melyek közül a csillaggal jelöltek megadása kötelező.

• Cég: Amennyiben az alkalmazás fejlécében nincs alapértelmezett cég kiválasztva, itt kötelező a kiválasztása
• Elnevezés*: A munkafolyamat típus alap elnevezésének megadása, melyhez később nyelvi verziók is rögzíthetők, azaz különböző nyelveken is el lehet majd nevezni
• Típus besorolás: A felhasználók számára történő szabad szöveges kategorizálásra, cimkézésre alkalmas adat.
• Verziószám: A hasonló munkafolyamatok eltérő verzióinak megjelölésére alkamas adat
• Érvényes tól-ig: A munkafolyamat definíció időbeni érvényességét lehet itt beállítani. A felhasználók számára - egyéb beállításoktól függően - az itt beállított időtartamban látható, használható a munkafolyamat. Az intervallum megadásánál a “-tól” időpontnak értelemszerűen korábbinak kell lennie, mint az “-ig” időpontnak. Az érvényesség lehet üres, nyitott, illetve zárt intervallumos. Példák:
  • Nincs intervallum beállítva: Más beállításoktól függően, a munkafolyamat időbeni korlátozás nélkül használható
  • intervallum eleje be van állítva, vége üres: A munkafolyamat az intervallum kezdete után lesz használható további időkotlátozás nélkül.
  • intervallum eleje nincs beállítva, a vége igen: A munkafolyamat már használható, a használhatóság a beállított végdátumig létezik, utána nem elérhető.
  • intervallum eleje és vége is be van állítva: A munkafolyamat az intervallum kezdete és vége közötti időtartamban használható, ezt megelőzően és ezt követően nem.
• Aktív (igen/nem): A munkafolyamat kizárólag az aktív beállítás mellett használható.
• Leírás: Rövid leírás a munkafolyamat lényegéről, szabályairól, esetlegesen használatáról.

A munkafolyamat definíciót az alapadatain túl, a munkafolyamatot alkotó állapotokkal, az állapotok közötti szabályrendszer kialakításával hozzuk létre.

A munkafolyamat elemének hozzáadását az Új elem gombbal indítjuk. A megjelenő ablakban az alábbi adatok, összefüggések rögzítésére, beállítására van mód.

• Elnevezés: A munkafolyamat elem szöveges azonosítására használt elnevezés
• Rövid elnevezés: Az elnevezés rövidített verziója
• Leírás: A munkafolyamat elem, illetve a hozzárendelt szabályok leírására szolgáló szabad szöveges információ
• Sorrend: A munkafolyamat elem munkafolyamaton belüli sorrendjét szabályozó adat
• Következőre továbblépés: Van-e továbbléptetési kényszer az adott állapotból?
  • Mennyi időn belül: Ha van továbbléptetési kényszer, annak mennyi időn belül kell megtörténnie
• Automatikus továbbléptetés: Van-e olyan szabály ami alapján a továbbléptetésnek automatikusan kell megtörténnie?
  • melyik elemre: Ha igen, akkor melyik munkafolyamat elemre kell automatikusan továbblépni.
• Az adott munkafázist megelőző és következő elemek meghatározása, beállítása

A munkafolyamat elem tulajdonságainak szerkesztése az adatsorban elhelyezett, ceruza piktogramot tartalmazó vezérlővel kezdeményezhető. A megnyíló ablakban ezt követően a munkafolyamat elem minden tulajdonsága módosítható, illetve a módosítás után a mentés gombbal véglegesíthető.

Munkafolyamat elem törlése az adatsorban elhelyezett törlés (szemetes) piktogramot tartalmazó vezérlővel kezdeményezhető. A gombra kattintást követően - az elem véletlenszerű törlésének megakadályozása érdekében - a rendszer megerősítő kérdést tesz fel, a munkafolyamat elem törlését csak az Igen választ követően véglegesíti.

Az előnézet funkció a munkafolyamat elemeinek hierarchiáját mutatja meg egy ábrán a felhasználó számára oly módon hogy azonnal érthető és átlátható legyen a munkafolyamat.

A munkafolyamat definíció minden eleme, felirata nyelvesíthető, azaz a rendszerben rendelkezésre álló nyelvekre (jelenleg magyar, angol, német, román, burmai) lefordítható az alapnyelvről. A rendszer a feliratokat a felhasználó nyelvén fogja megjeleníteni, amennyiben létezik az adott nyelvre fordítás. Ha a megfelelő nyelvre nem létezik fordítás, a feliratok a létrehozási nyelven jelennek meg.

A munkafolyamat definíció nyelvi verzióinak rögzítése a módosító felület, nyelvek fülén lehetséges.

A fülre váltva a munkafolyamat neve jelenik meg azon a nyelven, ahogy az eredeti nyilvántartás rögzítve lett. A nyelvi adatok rögzítése a nyelv választásával kezdődik, melyet követően a nyelvválasztó alatt rögtön megadható ennek az adatnak a kiválasztott nyelvi verziója. A munkafolyamat elem kiválasztásával a legördülőben megjelennek a definiált munkafolyamat elemek az eredeti nyelven, a kiválasztás után az érték mezőben lehet megadni a fent kiválasztott nyelvhez tartozó fordítást. A rögzített nyelvi értéket a mentés gombbal lehet az adatbázisba menteni.