A HolAzAutó Alapadatok → Munkaszámok modulja a munkaszámok létrehozására és karbantartására szolgál: a munkaszámokkal a szerződések, beruházások és tevékenységek könyvelési tételei csoportosíthatók, a munkaszámok felhasználókhoz és csoportokhoz rendelhetők, és a munkaszám-használat a kiértékelésben és útnyilvántartásokban kimutatható.

A napjainkat jellemző kiélezett gazdasági versenyben a gazdasági társaságok egyre érzékenyebbek a költségekre, ezért egyre fontosabb a különböző gazdasági tevékenységek minél részletesebb elemzése.

Ehhez információk szükségesek a gazdálkodásról, melyet jellemzően a főkönyvi rendszer szolgáltat. Ugyanakkor a főkönyvi számlatükör egyre mélyebb részletezése nem tud megfelelő mennyiségű és minőségű információt szolgáltatni.

Ilyenkor szükséges olyan további csoportosítási szempontok bevezetése, melyek az adatok részletesebb és adott esetben a főkönyvi számlatükörtől eltérő elemzési módszerek bevezetését, használatát segítik. Ilyen csoportosítási alapok lehetnek a munkaszám, költséghely, illetve a költségviselőre történő gyűjtés. Ezeken túl természetesen további kódrendszerek alkalmazása is szükséges lehet.

A HolAzAutó Munkaszámok modulja nyújt lehetőséget munkaszámok létrehozására, a munkaszámok adatainak és összerendeléseik módosítására.

A munkaszámok alapvető feladata, hogy használatukkal bizonyos szempontok szerint csoportosíthatjuk a szerződések, beruházások, különböző tevékenységek könyvelési tételeit, például egy adott munka, telephely vagy egy állandó partnerrel kapcsolatos tételeket. A munkaszám tehát egy adott szerződés, megrendelés vagy szállítás azonosítója. A használt munkaszámkészletet az Alapadatok → Munkaszámok menüből lehet elérni. A funkciót megnyitva a munkaszámok listájában a korábban rögzített munkaszámokat találod.

A lista a munkaszám-azonosító és a megnevezés alapján szűrhető, illetve az oszlopfejlécekre kattintással sorrendezhető. A listában balról jobbra haladva elsőként a járműadatok megtekintésére szolgáló nagyító ikonnal jelölt, majd a módosítására szolgáló ceruza ikonnal jelölt gombot, végül a szemetes ikonnal jelölt törlés gombot találod.

A lista fölött, a bal felső sarokban elhelyezkedő gombok sorban a következők:

• Új munkaszám
• XLS export
• Keresés
• Oszlopok
• Profilok

Új munkaszám rögzítésekor kizárólag a munkaszám azonosítóját, illetve a megnevezését szükséges megadni; minden más beállítás a munkaszám mentése után végezhető el. A mentést megelőzően a HolAzAutó rendszer ellenőrzést végez a munkaszám-azonosítók duplikálásának megelőzésére. Ha a rögzíteni kívánt azonosítóval létezik már bejegyzés, a mentést megtagadja, és hibaüzenetben tájékoztat erről. Az alapadatok mentését követően a felület módosítás üzemmódba vált.

A módosító felület egy TAB fülekre osztott felugró ablak, ahol az alábbi műveletek végezhetők el.

Ezen a fülön a korábban megadott azonosító és megnevezés adatok módosíthatók, illetve itt van lehetőség a munkaszám partnercéghez rendelésére.

Több más rendszerobjektumhoz hasonlóan a munkaszámokat is lehetőség van a korábban létrehozott csoportokba sorolni. A csoportok létrehozásáról és használatáról részletesen a Csoportok fejezetben olvashatsz.

A Felhasználók funkciónál lehet megadni, hogy az adott munkaszám használatát mely felhasználók részére biztosítjuk. A felhasználó a munkaszám-használat során kizárólag azokat a munkaszámokat rendelheti hozzá egy útszakaszhoz, melyeket ezen a fülön hozzárendeltünk.

A felhasználó munkaszámhoz rendelésének módja, hogy a képernyő bal oldali, Elérhető felhasználók listájából a Kiválasztott felhasználók listájába mozgatjuk a kívánt elemet, majd mentjük az összerendelést. A megfelelő felhasználó kiválasztását a lista felett elhelyezett gyorskereső segíti, illetve a felhasználók csoportos hozzáadására is mód van. Ehhez a CTRL gomb nyomva tartása mellett kattintással lehet a listában kijelölni a mozgatni kívánt tételeket. Ha egy felhasználótól el akarod venni az adott munkaszám használatának jogát, értelemszerűen a jobb oldali Kiválasztott felhasználók listából ki kell mozgatni a hozzá tartozó tételt.

Itt egy ellenőrző funkció található, ahol az adott munkaszámon történt módosítások adatait lehet megtekinteni: hogy mely felhasználó, mikor, milyen módosításokat hajtott végre az adott tételen.

A megtekintés funkcióval ugyanazok az információk érhetők el, mint a módosításnál, de az adatokon való változtatás ezen a felületen nem lehetséges.

A ceruzával jelölt gomb mellett jobbra található a kuka ikonnal jelölt Törlés gomb, amellyel az adott munkaszám törölhető a HolAzAutó rendszerből. A törlés végleges; az esetlegesen véletlenül törölt munkaszám visszaállítására kizárólag újként rögzítéssel van mód.

A táblázatban szereplő oszlopok megjelenítését a felhasználó saját igényei szerint beállíthatja az Oszlopok gombra kattintva. Az oszlopok sorrendje a listában az oszlopnév „vonszolásával” (drag and drop) szintén módosítható.

Az oszlopbeállításokat el is menthetjük különböző elnevezésű profilokba; ezek a lekérdezések később előhívhatók, és használatukkal gyorsan beállítható a munkának leginkább megfelelő oszlopelrendezés.

Ahogy a Munkaszámok súgófejezetben olvashattuk, a munkaszámok alapvető feladata, hogy használatukkal bizonyos szempontok szerint csoportosíthatjuk a szerződések, beruházások, különböző tevékenységek könyvelési tételeit, például egy adott munka, telephely vagy egy állandó partnerrel kapcsolatos tételeket. Esetünkben ezek a könyvelési tételek a vállalkozás járművei által megtett utak közvetlen (pl. a járművek üzemanyagköltsége) és kapcsolódó költségeinek (pl. sofőr munkaideje) kimutatására, besorolására szolgálnak. Ahhoz, hogy ezek a költségek kimutathatók legyenek, a járműhasználat (kiértékelésnél legyűjthető, listázható) útszakaszait kell egy-egy munkaszámhoz besorolni, azaz a munkaszámnak rá kell kerülnie az egyes útszakaszokra. Erre a HolAzAutó rendszerben több mód is van:

• sofőr-azonosító kulccsal vagy kártyával a tracker interfészen keresztül,
• A HolAzAutó mobil alkalmazáson keresztül,
• illetve a HolAzAutó rendszer webes felületén keresztül.

Ebben a súgófejezetben a WEB-es felületen beállított munkaszám-használatról írunk, mely az Adminisztráció → Munkaszám használat felületről érhető el.

A funkció lényege, hogy:

• listázzuk és megjelenítsük az éppen érvényes vagy korábbi személy-munkaszám összerendeléseket,
• utólag bepótoljuk az esetlegesen elmaradt sofőrazonosítás miatti hiányzó személy-munkaszám összerendeléseket,
• valamint egyéb sofőrazonosítási lehetőség hiányában, vagy éppen a személyhez állandó jelleggel köthető munkaszámokat manuálisan összerendeljük a személyekkel.

A funkciót megnyitva a munkaszámok listájában a korábban rögzített munkaszám-használatokat (munkaszám-személy összerendeléseket) találod.

A lista alapértelmezetten egy hétre visszamenőleg tartalmazza az adatokat.

Amennyiben ettől eltérő időtartam vagy keresési szempont szerint szeretnéd a listát összeállítani, a kívánt szűrést neked kell beállítani. A lista dátumtól dátumig, egy-egy konkrét munkaszámra, partnercégre, valamint személyekre és járművekre szűrhető, az oszlopfejlécekre kattintással sorrendezhető. A lista alatt lapozóelem található.

A listában balról jobbra haladva elsőként az adatok megtekintésére szolgáló nagyító ikonnal jelölt, majd a módosítására szolgáló ceruza ikonnal jelölt gombot, végül a szemetes ikonnal jelölt törlés gombot találod.

A lista fölött, a bal felső sarokban elhelyezkedő gombok sorban a következők:

• Új munkaszám használat
• Keresés
• Lista frissítése
• XLS export
• Oszlopok
• Lekérdezések

Új munkaszám-összerendelés rögzítésekor az összerendelés kezdetét és a munkaszámot kötelező, míg az összerendelés végét, illetve a munkaszámhoz rendelt személyt opcionális megadni. Amennyiben az adott személyhez volt korábban érvényes nyitott összerendelés, azt az új összerendelés kezdő időpontjával lezárja, és létrehozza az új összerendelést. A munkaszám-használat rögzítését követően, ha a munkaszám-használat időszakában a hozzárendelt személy valamely járművel összerendelésre kerül (sofőrazonosítás vagy manuális összerendelés), a kiértékelésnél és az útnyilvántartásoknál a jármű adott útszakaszához hozzárendelésre kerül a beállított munkaszám.

A módosítással a korábban rögzített összerendelés adatai módosíthatók. Amennyiben a változtatásban érintett egy korábbi feldolgozott kiértékelés vagy útnyilvántartás, az adott lekérdezés és járműhasználati dokumentum újragenerálása szükséges.

A megtekintés funkcióval ugyanazok az információk érhetők el, mint a módosításnál, de az adatokon való változtatás ezen a felületen nem lehetséges.

A ceruzával jelölt gomb mellett jobbra található a kuka ikonnal jelölt Törlés gomb, amellyel az adott munkaszám-használat törölhető a HolAzAutó rendszerből. A törlés végleges; az esetlegesen véletlenül törölt munkaszám-összerendelés visszaállítására nincs lehetőség.

A táblázatban szereplő oszlopok megjelenítését a felhasználó saját igényei szerint beállíthatja az Oszlopok gombra kattintva. Az oszlopok sorrendje a listában az oszlopnév „vonszolásával” (drag and drop) szintén módosítható.

Az export funkcióval a lista aktuális tartalmát mentheted el egy XLS (Excel) táblázatba. Az export indítását követően a generált XLS fájl a számítógép letöltések mappájába kerül.

? Hogyan hozhatok létre munkaszámot a HolAzAutó Alapadatok moduljában?

: A HolAzAutó Alapadatok → Munkaszámok menüjében az Új munkaszám gombra kattintva, az azonosító és a megnevezés megadásával hozhatsz létre munkaszámot; a rendszer a duplikált azonosítókat a mentés előtt kiszűri.

? Hogyan rendelhetek munkaszámot felhasználókhoz?

: A munkaszám módosító felületének Felhasználók fülén az Elérhető felhasználók listából mozgatod a kiválasztott felhasználókat a Kiválasztott felhasználók listába; ezek a felhasználók használhatják az adott munkaszámot.

? Mi a munkaszám-használat kimutatásának feltétele a kiértékelésben?

: A HolAzAutó Kiértékelés funkciójában a munkaszám-használat akkor mutatható ki, ha a használat időtartama alatt a munkaszámhoz rendelt személy sofőrként van azonosítva a járművön.