Munkaszámok

A napjainkat jellemző kiélezett gazdasági versenyben a gazdasági társaságok egyre érzékenyebbek a költségekre, fontos lehet azok csökkentése, emiatt egyre fontosabb a különböző gazdasági tevékenységek minél részletesebb elemzése.

Ehhez információk szükségesek a gazdálkodásról, melyet jellemzően a főkönyvi rendszer szolgáltat. Ugyanakkor a főkönyvi számlatükör egyre mélyebb részletezése nem tud megfelelő mennyiségű és minőségű információt szolgáltatni.

Ilyenkor szükséges olyan további csoportosítási szempontok bevezetése, melyek az adatok részletesebb és adott esetben a főkönyvi számlatükörtől eltérő elemzési módszerek bevezetését, használatát segítik. Ilyen csoportosítási alapok lehetnek a munkaszám, költséghely, illetve a költségviselőre történő gyűjtés. Ezeken túl természetesen további kódrendszerek alkalmazása is szükséges lehet.

Ez a modul nyújt lehetőséget munkaszámok létrehozására, a munkaszámok adatainak és összerendeléseik módosítására.

Munkaszám

Munkaszámok karbantartása

A munkaszámok alapvető feladata, hogy használatukkal bizonyos szempontok szerint csoportosíthatjuk a szerződések, beruházások, különböző tevékenységek könyvelési tételeket, például egy adott munka, telephely vagy egy állandó partnerrel kapcsolatos tételeket. A munkaszám tehát egy adott szerződés, megrendelés vagy szállítás azonosítója. A használt munkaszám készletet az Alapadatok ⇒ Munkaszámok menüből lehet elérni. A funkciót megnyitva a munkaszámok listájában a korábban rögzített munkaszámokat találja.

 |

A lista a munkaszám azonosító és a megnevezés alapján szűrhető, illetve az oszlopfejlécekre kattintással sorrendezhető. A listában balról jobbra haladva elsőként a jármű adatok megtekintésére szolgáló nagyító ikonnal jelölt, majd a módosítására szolgáló, a ceruza ikonnal jelölt gombot, végül a szemetes ikonnal jelölt törlés gombot találja a felhasználó.

A lista fölött, a bal felső sarokban elhelyezkedő gombok sorban a következők:

  • Új munkaszám
  • XLS export
  • Keresés
  • Oszlopok
  • Profilok

Új munkaszám

Új munkaszám rögzítésekor kizárólag a munkaszám azonosítóját, illetve a megnevezését szükséges megadni, minden más beállítás a munkaszám mentése után végezhető el. A mentést megelőzően a rendszer ellenőrzést végez a munkaszám azonosítók duplikálásának megelőzésére. Ha a rögzíteni kívánt azonosítóval létezik már bejegyzés, a mentést megtagadja és hibaüzenetben tájékoztatja erről a felhasználót. Az alapadatok mentését követően a felület módosítás üzemmódba vált.

Munkaszám módosítása

A módosító felület egy TAB fülekre osztott felugró ablak, ahol az alábbi műveletek végezhetők el.

 |

Munkaszám adatok módosítása

Ezen a fülön a korábban megadott azonosító és megnevezés adatok módosíthatók, illetve itt van lehetőség a munkaszám partnercéghez rendelésére.

Csoportok

Több más rendszer objektumhoz hasonlóan a munkaszámokat is lehetőség van a korábban létrehozott csoportokba sorolni. A csoportok létrehozásáról és használatáról részletesen olvashat itt.

Felhasználók

A felhasználók funkciónál lehet megadni, hogy az adott munkaszám használatát mely felhasználók részére biztosítjuk. A felhasználó a munkaszám használat során kizárólag azokat a munkaszámokat rendelheti hozzá egy útszakaszhoz, melyeket ezen a fülön hozzárendeltünk.

 |

A felhasználó munkaszámhoz rendelésének módja, hogy a képernyő baloldali, Elérhető felhasználók listájából, a Kiválasztott felhasználók listájába mozgatjuk a kívánt elemet, majd mentjük az összerendelést. A megfelelő felhasználó kiválasztását a lista felett elhelyezett gyorskereső segíti, illetve a felhasználók csoportos hozzáadására is mód van. Ehhez a CTRL gomb nyomva tartása mellett kattintással lehet a listában kijelölni a mozgatni kívánt tételeket. Ha egy felhasználótól el akarjuk venni az adott munkaszám használatának jogát, értelemszerűen a jobboldali Kiválasztott felhasználók listából ki kell mozgatni a hozzá tartozó tételt.

Történet

Itt egy ellenőrző funkció található, ahol az adott munkaszámon történt módosítások adatait lehet megtekinteni, azt hogy mely felhasználó, mikor, milyen módosításokat hajtott végre az adott tételen.

Megtekintés

A megtekintés funkcióval ugyanazok az információk érhetők el mint a módosításnál, de az adatokon való változtatás ezen a felületen nem lehetséges.

Törlés

A ceruzával jelölt gomb mellett jobbra található a kuka ikonnal jelölt Törlés gomb, amellyel az adott munkaszám törölhető a rendszerből. A törlés végleges, az esetlegesen véletlenül törölt munkaszám visszaállítására kizárólag újként rögzítéssel van mód.

Oszlopok és lekérdezések

A táblázatban szereplő oszlopok megjelenítését a felhasználó saját igényei szerint beállíthatja az Oszlopok gombra kattintva. Az oszlopok sorrendje a listában az oszlopnév “vonszolásával” (drag and drop) szintén módosítható.

 |

Az oszlop beállításokat el is menthetjük különböző elnevezésű profilokba, ezek a lekérdezések később előhívhatók és használatukkal gyorsan beállítható a munkának leginkább megfelelő oszlop elrendezés

Munkaszám használat

Ahogy a Munkaszámok súgó fejezetben olvashattuk, a munkaszámok alapvető feladata, hogy használatukkal bizonyos szempontok szerint csoportosíthatjuk a szerződések, beruházások, különböző tevékenységek könyvelési tételeit, például egy adott munka, telephely vagy egy állandó partnerrel kapcsolatos tételeket. Esetünkben ezek a könyvelési tételek a vállalkozás járművei által megtett utak közvetlen (pl.: a járművek üzemanyagköltsége) és kapcsolódó költségeinek (pl.: sofőr munkaideje) kimutatására, besorolására szolgálnak. Ahhoz, hogy ezek a költségek kimutathatók legyenek, a járműhasználat - kiértékelésnél legyűjthető, listázható - útszakaszait kell egy-egy munkaszámhoz besorolni, azaz a munkaszámnak rá kell kerülnie az egyes útszakaszokra. Erre a rendszerben több mód is van.

  • sofőr azonosító kulccsal vagy kártyával a tracker interfészen keresztül
  • a HolAzAutó mobil alkalmazáson keresztül
  • illetve a HolAzAutó rendszer webes felületén keresztül

Ebben a súgó fejezetben a WEB-es felületen beállított munkaszám használatról írunk, mely az Adminisztráció ⇒ Munkaszám használat felületről érhető el.

A funkció lényege, hogy:

  • listázzuk és megjelenítsük az éppen érvényes, vagy korábbi személy-munkaszám összerendeléseket
  • utólag bepótoljuk az esetlegesen elmaradt sofőrazonosítás miatti hiányzó személy-munkaszám összerendeléseket
  • valamint, hogy egyéb sofőrazonosítási lehetőség hiányában, vagy éppen a személyhez állandó jelleggel köthető munkaszámokat manuálisan összerendeljük a személyekkel.

A funkciót megnyitva a munkaszámok listájában a korábban rögzített munkaszám használatokat (munkaszám-személy) összerendeléseket találja.

A lista alapértelmezetten egy hétre visszamenőleg tartalmazza az adatokat.

Amennyiben ettől eltérő időtartam, vagy keresési szempont szerint szeretnéd a listát összeállítani, a kívánt szűrést neked kell beállítani. A lista dátumtól dátumig, egy-egy konkrét munkaszámra, partnercégre, valamint személyekre és járművekre szűrhető, az oszlopfejlécekre kattintással sorrendezhető. A lista alatt lapozó elem található.

 |

A listában balról jobbra haladva elsőként az adatok megtekintésére szolgáló nagyító ikonnal jelölt, majd a módosítására szolgáló, a ceruza ikonnal jelölt gombot, végül a szemetes ikonnal jelölt törlés gombot találja a felhasználó.

A lista fölött, a bal felső sarokban elhelyezkedő gombok sorban a következők:

  • Új munkaszám használat
  • Keresés
  • Lista frissítése
  • XLS export
  • Oszlopok
  • Lekérdezések

Új összerendelés

Új munkaszám összerendelés rögzítésekor az összerendelés kezdetét és a munkaszámot kötelező, míg az összerendelés végét, illetve a munkaszámhoz rendelt személyt opcionális megadni. Amennyiben az adott személyhez volt korábban érvényes nyitott összerendelés, azt az új összerendelés kezdő időpontjával lezárja és létrehozza az új összerendelést. A munkaszám használat rögzítését követően, ha a munkaszám használat időszakában a hozzárendelt személy valamely járművel összerendelésre kerül (sofőr azonosítás vagy manuális összerendelés) a kiértékelésnél és az útnyilvántartásoknál a jármű adott útszakaszához hozzárendelésre kerül a beállított munkaszám.

Módosítás

A módosítással a korábban rögzített összerendelés adatai módosíthatók. Amennyiben a változtatásban érintett egy korábbi feldolgozott kiértékelés vagy útnyilvántartás, az adott lekérdezés és járműhasználati dokumentum újragenerálása szükséges.

Megtekintés

A megtekintés funkcióval ugyanazok az információk érhetők el, mint a módosításnál, de az adatokon való változtatás ezen a felületen nem lehetséges.

Törlés

A ceruzával jelölt gomb mellett jobbra található a kuka ikonnal jelölt Törlés gomb, amellyel az adott munkaszám használat törölhető a rendszerből. A törlés végleges, az esetlegesen véletlenül törölt munkaszám összerendelés visszaállítására nincs lehetőség.

Oszlopok és lekérdezések

A táblázatban szereplő oszlopok megjelenítését a felhasználó saját igényei szerint beállíthatja az Oszlopok gombra kattintva. Az oszlopok sorrendje a listában az oszlopnév “vonszolásával” (drag and drop) szintén módosítható.

XLS export

Az export funkcióval a lista aktuális tartalmát menthetjük el egy XLS (Excel) táblázatba. Az export indítását követően a generált XLS fájl a számítógép letöltések mappájába kerül.