Az üzemanyag költség kiszámításához három adatra van szüksége a rendszernek.
Egy céghez egy időben üzemanyag fajtánként egy aktuálisan érvényes ár tartozhat, az ár érvényességét a következő új ár létrehozása zárja le.
A táblázat sorainak bal oldalán található a ceruza ikon(módosítás), tőle jobbra az oszlopok a következők: kezdő dátum, végdátum, üzemanyag típus, ár és pénznem. A kezdő és végdátum oszlopok fejlécére kattintva a dátumok növekvő, illetve csökkenő sorrendbe rendezhetőek.
Új ár a táblázat bal felső sarkában található „+” gombbal hozható létre, a cég kiválasztását és a dátum meghatározását követően az aktuális árat, a pénznemet és az üzemanyag típusát kell megadni, majd a mentést követően az új ár megjelenik a listában. A táblázat tartalma az ár kezdő és végdátuma, valamint üzemanyagfajta szerint kereshető. Az aktuális árak a lista megnyitásakor a táblázat tetején helyezkednek el, alattuk a korábbi, már érvénytelen árak időrendben szerepelnek.
A Kiértékelés funkcióban bizonyos feltételek mentén járművenként kimutatható az üzemanyag költség. Az előfeltételek a következők:
Az üzemanyag költség kimutatás miatt abban az esetben, ha az üzemanyag ár visszamenőleg került korrigálásra, szükséges az üzemanyagár újraszámolása:
Válasszuk ki a céget, ahol a költségek felmerültek és állítsuk be a szükséges dátumokat.
A Keresés , Oszlopok és a Lekérdezések gombok a táblázat bal felső sarkában, az „Új üzemanyagár” gomb mellett található, csakúgy mint más táblázatoknál.
A táblázat soraiban, a ceruza ikon segítségével utólag is módosíthatjuk az adott üzemanyag költség adatait.
Ha bármely üzemanyag költséget módosítottunk, szükséges a már feljebb tárgyalt újraszámolás.