A munkafolyamat definíciókban kerülnek meghatározásra, definiálásra a cég különböző üzleti, üzletviteli folyamai, annak egyes lépései, az egyes munkafolyamat elemek egymásra hatásának szabályai. Munkafolyamat definíció létrehozását, módosítását - megfelelő jogosultság birtokában - a felhasználói menü Munkafolyamatok menüpontjáról lehet kezdeményezni.
A menüpont kiválasztásakor azok a munkafolyamat definíciók jelennek meg, melyek a flottakövető rendszer fejlécében kiválasztott céghez vannak rendelve. Amennyiben ott nincs cég kiválasztva, a felhasználó által kezelhető összes cég, összes munkafolyamat definíciója a listába kerül, az információ hogy a definíció melyik céghez lett létrehozva, ilyenkor plusz oszlopként jelenik meg.
A funkció alapja egy kereshető, sorrendezhető táblázatos listaképernyő, melyen a funkciókhoz tartozó vezérlők ergonómiai szempontok figyelembevételével kerültek elhelyezésre.
Felépítése hasonló a rendszer más felületein működő táblázatos listákéhoz.
A táblázat oszlopfejléceire kattintással először növekvő, majd újabb kattintásra csökkenő sorrendbe teszi az elemeket az adott oszlop szerint. A sorrendet az oszlopfejlécen megjelenő lefelé vagy felfelé mutató nyíl jelzi.
A táblázat fejlécében elhelyezett nagyító ikonra kattintva megjelenik a képernyő bal oldalán egy szűrőpanel, melyen a táblázat oszlopainak megfelelő adatkörökre lehet szabad szövegesen rögzítve vagy készletből kiválasztva beállítani a lehetséges értékeket.
A szűrés sárga nagyítóval történő indítását követően a szűrőpanel magától eltűnik, a táblázatban pedig csak azok az adatsorok jelennek meg, melyek a beállított szűrésnek megfelelnek.
A táblázat fejlécében lévő, három függőleges oszlopot tartalmazó piktogrammal jelölt gombbal egy lenyíló-pipálható listában kapcsolhatjuk ki-be a számunkra fontos és kevésbé fontos oszlopokat, azaz azok láthatóságát. A kattintásokat a táblázat azonnal leköveti.
Amennyiben a táblázat elemei elérik, illetve meghaladják a 10 tételt, a táblázat láblécében megjelenik egy lapozóelem, mellyel az adott sorrendnek megfelelően sorrendezett, a megjelenítendő sorok számát szabályozó elemnek megfelelő lépésközzel jelennek meg az adatok.
Az állapot az adott adatsorban elhelyezett, kapcsológomb piktogrammal azonosított vezérlővel történik. A vezérlőre kattintva az adott állapotnak az ellenkezője kerül beállításra a kattintással egyidejűleg.
Új munkafolyamat rögzítését a táblázat fejlécében elhelyezett + jelet tartalmazó gombbal lehet kezdeményezni. A vezérlőelemre kattintás után a következőkben részletesen ismertetett adatokat, kapcsolatokat, szabályokat lehet rögzíteni. A beírt adatok tárolása a Mentés gomra kattintást követően történik, mentés nélkül a Mégse gombbal, illetve az ablak jobb felső sarkában elhelyezett x gombbal lehet az ablakot elhagyni.
Adatsor módosítását az adatsorban elhelyezett, ceruza piktogrammal azonosított gombbal lehet kezdeményezni. A vezérlőelemre kattintást követően a következő fejezetekben részletesen ismertetésre kerülő adatokat és szabályokat lehet rögzíteni, módosítani.
Új munkafolyamatot alapadatainak rögzítésével lehet kezdeményezni, melyek közül a csillaggal jelöltek megadása kötelező.
A munkafolyamat definíciót az alapadatain túl, a munkafolyamatot alkotó állapotokkal, az állapotok közötti szabályrendszer kialakításával hozzuk létre.
A munkafolyamat elemének hozzáadását az Új elem gombbal indítjuk. A megjelenő ablakban az alábbi adatok, összefüggések rögzítésére, beállítására van mód.
A munkafolyamat elem tulajdonságainak szerkesztése az adatsorban elhelyezett, ceruza piktogramot tartalmazó vezérlővel kezdeményezhető. A megnyíló ablakban ezt követően a munkafolyamat elem minden tulajdonsága módosítható, illetve a módosítás után a mentés gombbal véglegesíthető.
Munkafolyamat elem törlése az adatsorban elhelyezett törlés (szemetes) piktogramot tartalmazó vezérlővel kezdeményezhető. A gombra kattintást követően - az elem véletlenszerű törlésének megakadályozása érdekében - a rendszer megerősítő kérdést tesz fel, a munkafolyamat elem törlését csak az Igen választ követően véglegesíti.
Az előnézet funkció a munkafolyamat elemeinek hierarchiáját mutatja meg egy ábrán a felhasználó számára oly módon hogy azonnal érthető és átlátható legyen a munkafolyamat.
A munkafolyamat definíció minden eleme, felirata nyelvesíthető, azaz a rendszerben rendelkezésre álló nyelvekre (jelenleg magyar, angol, német, román, burmai) lefordítható az alapnyelvről. A rendszer a feliratokat a felhasználó nyelvén fogja megjeleníteni, amennyiben létezik az adott nyelvre fordítás. Ha a megfelelő nyelvre nem létezik fordítás, a feliratok a létrehozási nyelven jelennek meg.
A munkafolyamat definíció nyelvi verzióinak rögzítése a módosító felület, nyelvek fülén lehetséges.
A fülre váltva a munkafolyamat neve jelenik meg azon a nyelven, ahogy az eredeti nyilvántartás rögzítve lett. A nyelvi adatok rögzítése a nyelv választásával kezdődik, melyet követően a nyelvválasztó alatt rögtön megadható ennek az adatnak a kiválasztott nyelvi verziója. A munkafolyamat elem kiválasztásával a legördülőben megjelennek a definiált munkafolyamat elemek az eredeti nyelven, a kiválasztás után az érték mezőben lehet megadni a fent kiválasztott nyelvhez tartozó fordítást. A rögzített nyelvi értéket a mentés gombbal lehet az adatbázisba menteni.