Egyéni nyilvántartások

Datastucture definition ⇒ DSD

Az “Egyedileg kialakított nyilvántartások” modul tervezésekor az járt a fejünkben, hogy a flottakezelő rendszerben kialakított, a járműflottával kapcsolatos megfigyelési, nyomonkövetési, logisztikai tevékenységet segítő és egyéb funkciók mellett, hogyan tudnánk olyan értékes rendszert adni előfizetőink kezébe, ami ügyviteli folyamatait is képes lefedni részben vagy egészben, olyan funkciókat kialakítani, amely rugalmasan tud igazodni a flottakezelési funkciókhoz, de akár a meglévő ügyviteli rendszerekhez is. Abban láttuk a megoldást, ha egy olyan alrendszert alakítunk ki, melyben az ügyfél (vagy helyette mi) olyan rugalmas adatszerkezeteket tud kialakítani, melyben egyedi nyilvántartásokat alakít ki, a nyilvántartásokat mind a WEB-es felületen, mind pedig a mobil fedélzeti egységeken használni tud, támogatva ezzel üzleti folyamatait. Jelen leírásban ennek - az általunk DSD-nek nevezett (Datastructure definition) alrendszer - felépítését, használatát ismerheti meg.

Az egyedileg kialakított nyilvántartások alapvető építőelemei az úgynevezett adatstruktúra definíciók, melyek általános és a struktúrát alkotó adattípusok definíciós részéből áll. Ez a struktúradefiníció határozza meg a kialakítandó nyilvántartást jól elkülöníthető adatköreit, az összetartozó adatkörök kapcsolódási pontjait és a kapcsolatok törvényszerűségeit.

Az adatsruktúra definíció cégfüggő, azaz egy konkrét definíció alap felhasználói köre (akiknek külön jogosultság nélkül is publikus lehet) annak a cégnek a felhasználói, akihez a nyilvántartást létrehozták. Más cégek felhasználói számára speciális - úgynevezett objektum - jogosultságok szükségesek a használathoz.

Egy adatstruktúra által leírt nyilvántartás lehet:

• Elemi (készlet) adatokat tartalmazó egyszerű nyilvántartás ⇒ DATASTRUCTURE
• Feladat - felelős kapcsolaton alapuló összetett nyilvántartás ⇒ JOB
• Feladatok feldolgozási lánca, illetve annak elemei ⇒ JOBPROCESS, JOBPROCESS-ELEMENT
• Más külső vagy belső rendszerből származó, itt nem szerkeszthető adathalmaz ⇒VIEW

A feladat alapú összetett nyilvántartásokhoz szükséges munkafolyamatok és azok elemeinek (fázisainak) definíciója, az egyes elemek közötti váltási, sorrendezési szabályok vannak lefektetve, illetve egy adatstruktúra definícióhoz rendelve a kapcsolathoz értesítési szabályok hozhatók létre.

Az értesítési szabályok egy-egy adatstruktúra definíció - munkafolyamat definíció kapcsolathoz hozhatók létre. Lényege hogy az adott kapcsolatnál, a munkafolyamat elemeinek programozott, vagy felhasználói interakción alapuló változtatása különböző típusú és szövegezésű üzeneteket tud küldeni.

Az elrendezések (layout) a különböző klienseken történő listás és/vagy szerkesztő nézetek megjelenítését szabályozzák. Ezekben a definíciókban van például az is leírva, hogy a nyilvántartás egyes fázisaiban (munkafolyamat) mely kliensen milyen adatok jelenjenek meg, azokból melyek szerkeszhetők, illetve csak olvashatók a felhasználók számára, illetve a megjelenített adatok milyen elrendezésben jelennek meg a képernyőn. Ugyancsak ilyen layout-okban kerül eltárolásra egy-egy a felhasználó által beállított listanézet, melynél ő maga határozta meg hogy mely adatoszlopok milyen sorrendben jelenjenek meg a táblázatokban.

Az adatstruktúra definíciók által leírt szerkezetű, szükség esetén munkafolyamat definíciók által szabályozott tényleges adatokat tartalmazó adathalmazok, melyek tényleges nyilvántartásként jelennek meg a felhasználói felületeken.

Az egyedileg kialakított nyilvántartások minden eleme, felirata nyelvesíthető, azaz a rendszerben rendelkezésre álló nyelvekre (jelenleg magyar, angol, német, román, burmai) lefordítható az alapnyelvről. A rendszer a feliratokat a felhasználó nyelvén fogja megjeleníteni, amennyiben létezik az adott nyelvre fordítás. Ha a megfelelő nyelvre nem létezik fordítás, a feliratok a létrehozási nyelven jelennek meg.

Adatstruktúra definíció létrehozását, módosítását - megfelelő jogosultság birtokában - a felhasználói menü Nyilvántartás típusok menüpontjáról lehet kezdeményezni. A menüpont kiválasztásakor azok az adatsruktúra definíciók jelennek meg, melyek a flottakövető rendszer fejlécében kiválasztott céghez vannak rendelve. Amennyiben ott nincs cég kiválasztva, a felhasználó által kezelhető összes cég, összes nyilvántartás definíciója a listába kerül, az információ hogy a definíció melyik céghez lett létrehozva, ilyenkor plusz oszlopként jelenik meg.

A funkció alapja egy kereshető, sorrendezhető táblázatos listaképernyő, melyen a funkciókhoz tartozó vezérlők ergonómiai szempontok figyelembevételével kerültek elhelyezésre. Felépítése hasonló a rendszer más felületein működő táblázatos listákéhoz.

• a táblázat fejlécében kerülnek elhelyezésre azok a funkciók, melyek az adatok szűréséhez, rendezéséhez és rögzítéséhez szükséges.
  • a toolbar melyen a hozzáadás, a keresés és az oszlopok ki-be kapcsolása gomb található
  • valamint a kattintható oszlopfejlécek, melyek a táblázat az adott oszlop szerinti növekvő és csökkenő rendezését végzik.
• a táblázat soraiban elhelyezett vezérlők az adott sorra vonatkozó funkciókat takarják
  • az adatsor módosítását
  • aktív/inaktív állapotának kapcsolását
  • illetve egyéb funkciókat (melyek jelen dokumentáció írásakor még nincsenek implementálva)
• a táblázat láblécébe lapozóelem, illetve az egy oldalon megjeleníthető sorok számát szabályozó elem került.

A táblázat oszlopfejléceire kattintással először növekvő, majd újabb kattintásra csökkenő sorrendbe teszi az elemeket az adott oszlop szerint. A sorrendet az oszlopfejlécen megjelenő lefelé vagy felfelé mutató nyíl jelzi.

A táblázat fejlécében elhelyezett nagyító ikonra kattintva megjelenik a képernyő bal oldalán egy szűrőpanel, melyen a táblázat oszlopainak megfelelő adatkörökre lehet szabad szövegesen rögzítve vagy készletből kiválasztva beállítani a lehetséges értékeket.

• a szűrés a sárga nagyító ikonnal indítható.
• a szűrési feltételeket a törlés (szemetes) ikonnal lehet alaphelyzetbe állítani.
• a balra mutató nyíllal a szűrőpanelt rejthetjük el.

A szűrés sárga nagyítóval történő indítását követően a szűrőpanel magától eltűnik, a táblázatban pedig csak azok az adatsorok jelennek meg, melyek a beállított szűrésnek megfelelnek.

A táblázat fejlécében lévő, három függőleges oszlopot tartalmazó piktogrammal jelölt gombbal egy lenyíló-pipálható listában kapcsolhatjuk ki-be a számunkra fontos és kevésbé fontos oszlopokat, azaz azok láthatóságát. A kattintásokat a táblázat azonnal leköveti.

Amennyiben a táblázat elemei elérik, illetve meghaladják a 10 tételt, a táblázat láblécében megjelenik egy lapozóelem, mellyel az adott sorrendnek megfelelően sorrendezett, a megjelenítendő sorok számát szabályozó elemnek megfelelő lépésközzel jelennek meg az adatok.

• A lapozóelem számaira kattintva az adott sorszámú oldal jelenik meg
• a szimpla (< és >) lapozóelemekkel egy oldalnyit lapozhatunk előre illetve hátra,
• míg a |< és >| lapozóelemekkel a táblázat legelejére illetve legvégére navigálhatunk

Az állapot az adott adatsorban elhelyezett, kapcsológomb piktogrammal azonosított vezérlővel történik. A vezérlőre kattintva az adott állapotnak az ellenkezője kerül beállításra a kattintással egyidejűleg.

Új nyilvántartás típus rögzítését a táblázat fejlécében elhelyezett + jelet tartalmazó gombbal lehet kezdeményezni. A vezérlőelemre kattintás után a következőkben részletesen ismertetett adatokat, kapcsolatokat, szabályokat lehet rögzíteni.

A beírt adatok tárolása a Mentés gomra kattintást követően történik, mentés nélkül a Mégse gombbal, illetve az ablak jobb felső sarkában elhelyezett x gombbal lehet az ablakot elhagyni.

Adatsor módosítását az adatsorban elhelyezett, ceruza piktogrammal azonosított gombbal lehet kezdeményezni. A vezérlőelemre kattintást követően a következő fejezetekben részletesen ismertetésre kerülő adatokat, összerendeléseket, szabályokat lehet rögzíteni, módosítani.

Új nyilvántartás típus létrehozását alapadatainak rögzítésével lehet kezdeményezni.

A rögzíthető adatok között a csillaggal jelöltek megadása kötelező.

• Elnevezés*: A nyilvántartás típus alap elnevezésének megadása, melyhez később nyelvi verziók is rögzíthetők, azaz különböző nyelveken is el lehet majd nevezni
• Típus besorolás: A felhasználók számára történő szabad szöveges kategorizálásra, cimkézésre alkalmas adat.
• Verziószám: A hasonló típusú nyilvántartástípusok eltérő verzióinak megjelölésére alkamas adat
• Érvényes tól-ig: A nyilvántartás időbeni érvényességét lehet itt beállítani. A felhasználók - egyéb beállításoktól függően - az itt beállított időtartamban látható, használható a nyilvántartás. Az intervallum megadaásásnál a “-tól” időpontnak értelemszerűen korábbinak kell lennie, mint az “-ig” időpontnak. Az érvényesség lehet üres, nyitott, illetve zárt intervallumos. Példák:
  • Nincs intervallum beállítva: Más beállításoktól függően, a nyilvántartás időbeni korlátozás nélkül használható
  • intervallum eleje be van állítva, vége üres: A nyilvántartás az intervallum kezdete után lesz használható további időkotlátozás nélkül.
  • intervallum eleje nincs beállítva, a vége igen: A nyilvántartás már használható, a használhatóság a beállított végdátumig létezik, utána nem elérhető.
  • intervallum eleje és vége is be van állítva: A nyilvántartás az intervallum kezdete és vége közötti időtartamban használható, ezt megelőzően és ezt követően nem.
• Aktív (igen/nem): A nyilvántartás kizárólag az aktív beállítás mellett használható.
• Leírás: Rövid leírás a nyilvántartás tartalmáról, esetlegesen használatáról.
• Megjelenítési mód*: Annak a beállítására szolgál, hogy a nyilvántartás milyen jellegű (készlet, feladat, vagy túraterv jellegű) adatok tárolására való. Ezen beállításra a nyilvántartással kapcsolatban több törvényszerűség is támaszkodik. Lehetséges megjelenítési módok és azok jellemzői:
  • DATASTRUCTURE: jellemzően alapnyilvántartási, egyszerű szerkezetű (készlet) adatok, jellemzően maximum 10-es, 100-as nagyságrendben történő tárolására szolgál. Amennyiben érvényessége be van állítva (érvényesség tól-ig, valamint az aktív állapot) a nyilvántartások felületen az alapadatok fülön, az elnevezés mezőben (vagy annak nyelvi verziójában) megadott cimkével menüpontként jelenik meg.
  • JOB: Jellemzően “felelős” kapcsolaton alapuló, feladat jellegű, akár összetett, bonyolult adatszerkezetekkel is kombinál nyilvántartás kialakítására való. Az ezen a módon kialakított nyilvántartás a definícióban megadott adatmezőkön túl, minden esetben rendelkezik az alábbi adatokkal:
    • Végrehajtó személy: Aki minden esetben a rendszer valamely felhasználója
    • Munkafolyamat
    • A munkafolyamat aktuális állapota
    • A legutóbbi munkafolyamat váltás időpontja
    • A létrehozás forrása, azaz milyen kliensről készült az adatsor
    • Létrehozás időpontja
    • Létrehozó felhasználó
    • Legutóbbi módosítás időpontja
    • Legutóbbi módosítást végezte (felhasználó)

Az érvényességi beállítások mellett (érvényesség tól-ig, aktív állapot) a menüben való megjelenésnek további feltétele, hogy legalább egy munkafolyamat definíció hozzá legyen rendelve. Ebben az esetben a nyilvántartások felületen a nyilvántartások fülön, az elnevezés mezőben (vagy annak nyelvi verziójában) megadott cimkével menüpontként jelenik meg.

• JOBPROCESS: JOB típusú adatokra támaszkodó - de azokat önállóan nem szerkeszthető módon felhasználó - feldolgozási lánc (azaz valamilyen szempont szerint sorbarendezett JOB-ok összessége) típusú nyilvántartás. A feldolgozási láncot manuálisan, illetve automatikusan lehet kigenerálni. Az automatikus generálás alapja a struktúradefinícióban a felhasználó által definiált adatmezők közül az lehet, aminek feldolgozási módja az alábbiak közül valamelyik:
  • Helyszín
  • Prioritás
  • Határidő

Az érvényességi beállítások mellett (érvényesség tól-ig, aktív állapot) a menüben való megjelenésnek további feltétele, hogy legalább egy munkafolyamat definíció hozzá legyen rendelve és egy alternatív elnevezés is legyen hozzá. Ebben az esetben a nyilvántartások felületen a nyilvántartások fülön, az alternatív elnevezés mezőben (vagy annak nyelvi verziójában) megadott cimkével menüpontként jelenik meg

• JOB-JOBPROCESS: JOB és JOBPROCESS nyilvántartás egyaránt létrejön a definícióból, azokkal a feltételekkel, melyeket már feljebb megadtunk hozzájuk.
• VIEW: Más külső vagy belső rendszerből származó, itt nem szerkeszthető adathalmaz, melyet a felhasználó kizárólag egyfajta - nem változtatható - készletként használhat fel.
• Alternatív elnevezés*: JOBPROCESS megjelenítési módú definíciónál kötelezően megadandó adat, feldolgozási láncként ezen a néven jelenik meg a nyilvántartéás a menüben

A nyilvántartás definíciót az alapadatain túl, a benne szereplő dinamikus adatstruktúrával hozzuk létre.

A Keresés feliratú, nagyító piktogrammal ellátott gombra ikonra kattintva megjelenik a képernyő bal oldalán egy szűrőpanel, melyen a táblázat oszlopainak megfelelő adatkörökre lehet szabad szövegesen rögzítve vagy készletből kiválasztva beállítani a lehetséges értékeket.

• a szűrés a sárga nagyító ikonnal indítható.
• a szűrési feltételeket a törlés (szemetes) ikonnal lehet alaphelyzetbe állítani.
• az x piktogrammal ellátott gombbal a szűrőpanelt rejthetjük el.

A szűrés sárga nagyítóval történő indítását követően a szűrőpanel magától eltűnik, a táblázatban pedig csak azok az adatsorok jelennek meg, melyek a beállított szűrésnek megfelelnek.

Hasonlóan a Nyilvántartás típusok listához, ezen a listán is szabályozni lehet hogy mely oszlopok jelenjenek meg. A számunkra fontos adatok láthatóságát az oszlopok feliratú, három függőleges oszlopot tartalmazó piktogrammal jelölt gombbal lenyíló-pipálható listában kapcsolhatjuk ki-be. A kattintásokat a táblázat azonnal leköveti.

Az adatstruktúra egyelelmű adattípusokkal és iteratív (ismétlődő) adatcsoportokkal jön létre, melyek mindegyike egy-egy - a benne tárolt adatok jellemzőit hordozó - adattípus. Attól függően hogy egyedi mezőt, vagy csoportba sorolt mezőt kívánunk létrehozni, a hozzáadást az Új mező, vagy az Új mezőcsoport gombbal indítjuk. A megjelenő ablakban az alább részletezett adatok rögzítésére, beállítására van mód.

Adatmező tulajdonságainak szerkesztése az adatsorban elhelyezett, ceruza piktogramot tartalmazó vezérlővel kezdeményezhető. A megnyíló ablakban ezt követően a mező minden tulajdonsága módosítható, illetve a módosítás után a mentés gombbal véglegesíthető.

A mezőcsoport módosítása funkció egy kicsit összetettebb. Itt a mezőcsoport tulajdonságai (elnevezése és maximális elemszáma) mellett új adatmezőt lehet a csoporthoz rendelni, illetve a csoportból eltávolítani.

Adatmező törlése az adatsorban elhelyezett törlés (szemetes) piktogramot tartalmazó vezérlővel kezdeményezhető. A gombra kattintást követően - a mezők véletlenszerű törlésének megakadályozása érdekében - a rendszer megerősítő kérdést tesz fel, az adatmezőt csak az Igen választ követően véglegesíti.

• Mezőnév: Az adatmező elnevezése, amilyen néven (cimkével) vagy annak nyelvi megfelelőjével az adat meg fog jelenni a felhasználói felületen. Fontos, hogy egy definíció ugyanolyan elnevezésű adatmezőből többet nem tartalmazhat. Például ha van egy űrlap, melyen rögzíteni kívánjuk egy személy nevét “Név” elnevezéssel, illetve ugyanezen űrlapon létezik egy olyan adatcsoport is, ahol a rokonainak a nevét kívánjuk rögzíteni, utóbbinál a “Név” elnevezés helyett például a “Rokon neve” elnevezést kell alkalmazni.
• Típus: A tárolni kívánt adattípus. A használható adattípusok között vannak az általánosságban megszokott adattípusok, illetve néhány összetett és/vagy speciális adattípus, melyekre a rendszer különböző automatizmusai miatt van (lehet) szükség. Az adattípusokat emiatt nem ABC sorrendben tárgyaljuk, a felsorolás elején az egyszerű, míg a felsorolás második részében az összetettebb adattípusokat tárgyaljuk.
  • Szöveges: Egyszerű, rövid szöveg (255 karakter) tárolására alkalmas adattípus.
  • Terjedelmes szöveg: Hosszú, feljegyzés szerű adatok tárolásására szolgáló (maximum 65 535 karakter) adattípus
  • Egész szám: Egész számok tárolására szolgáló típus
  • Nem egész szám: Tizedeseket tartalmazó törtszámok tárolására szolgáló típus
  • Dátum: Dátum és Dátum+időpont tárolására alkalmas típus
  • Logikai: Logikai (Igen/Nem) adatok tárolására szolgáló típus
  • Állomány: Fájlok feltöltésére, tárolására használható adattípus
  • Cím: Speciális, szöveges cím és a hozzá tartozó GPS koordinátapáros tárolására kialakított adattípus
  • Hivatkozás: Valójában egy szöveges adat, melyet az alkalmazásfelületeken webhivatkozásként, url-ként akarunk felhasználni
  • E-mail: Valójában egy szöveges adat, melyet az alkalmazásfelületeken e-mail címként (rákattintva “mailto” linkként) akarunk kezelni
  • Telefonszám: Valójában egy szöveges adat, melyet az alkalmazásfelületeken telefonszámként (rákattintva “callto” linkként) akarunk kezelni
• Rögzítési mód: Ezzel az opcióval azt adjuk meg, hogy az adatot szabad szövegesen azaz begépelve, előre definiált készletből kiválasztva, vagy vegyesen akarjuk (szabad szövegesen és/vagy készletből kiválasztva) rögzíthetővé tenni. Lehetséges beállításai:
  • Szöveges: begépeléssel rögzíthető
  • Készlet: előre definiált készletből, legördülő listából kiválaszthat
  • Kombó: legördülő listából és begépeléssel is rögzíthető egyidejűleg.
• Ismétlőtési csoport: Szükség esetén az adatmezőt a már létező ismétlődési csoportokhoz lehet rendelni.
• Feldolgozási mód: Annak jelölése, hogy a mezőben rögzített adatot akarjuk-e, illetve ha igen, akkor milyen feldolgozási algoritmussal feldolgoztatni, értelmezni. Lehetséges beállítások:
  • Általános: Az adathoz nem kívánunk semmilyen feldolgozási algoritmust rendelni, csak valamilyen adat megjelnítésére, ábrázolására használjuk
  • Belső azonosító: Valamilyen belső (Flottakezelő rendszeren belüli) adathalmaz egy elemére - ID-vel történő - hivatkozás.
  • Külső azonosító: Valamilyen kapcsolt külső rendszerben lévő adathalmaz egy elemére - ID-vel történő - hivatkozás
  • Helyszín: Cím típusú adat geokoordináta alapján történő feldolgozásához szükséges beállítás
  • Prioritás: Egész szám prioritásként (sorrend) történő feldolgozásához szükséges beállítás
  • Határidő: Dátum típusú adat határidőként történő feldolgozásához szükséges beállítás
  • Szülő: Egész szám szülő elemként - fastruktúra, gráf kialakításához - történő beállítás
• Kötelezőség: Annak beállítása hogy az adatot minden esetben kötelező kitölteni, azaz a kitöltés nem mellőzhető
• Adattípustól, rögzítési és feldolgozási módtól függő beállítások:
  • Szöveges - készlet - általános ⇒ a mező értéke egy korábban DATASTRUCTURE megjelenítési módú adatstruktúrából, a definíció során megadott adatmezőből töltődik
  • Egész szám - készlet - belső azonosító ⇒ a mező értéke egy a rendszerben létező, a felhasználó által elérhető adathalmazból (Pl.: eszközök, járművek) töltődik, annak az adathalmaznak a rekordazonosítóját (ID) kapja értékül.
  • Egész szám - készlet - külső azonosító ⇒ a mező értéke egy külső rendszerben létező, abból valamilyen API-n keresztül csatlakozva kapott adathalmazból (Pl.: külső rendszer ügyféltörzse) töltődik, annak az adathalmaznak a külső rendszerben létező rekordazonosítóját (ID) kapja értékül.

Az elrendezések szerkesztéséhez, beállításához tervezett felhasználói felület jelen dokumentáció készítésekor még fejlesztés alatt áll, így az ezzel kapcsolatos felhasználói információt később tudjuk rendelkezésre bocsátani.

Ezzel a funkcióval a nyilvántartás definícióhoz lehet (és bizonyos esetekben kell) a már korábban létrehozott munkafolyamat definíciókat hozzárendelni. A funkció alapja az adatstruktúra definíció módosító felületének, munkafolyamatok fülén elhelyezett két lista.

A felső listában az űrlapdefinícióhoz már hozzárendelt, az alsó listában a már korábban definiált, de az űrlaphoz nem kapcsolt munkafolyamat definíciók jelennek meg. A munkafolyamat kapcsoláshoz az alsó listából “vonszolással” lehet hozzáadni elemet. Már kapcsolt elemet eltávolítani a felső listából a törlés (szemetes) piktogrammal jelölt gombbal lehet. Egy adatstruktúra definícióhoz több munkafolyamat definíció is tartozhat, illetve egy munkafolyamat definíció több adatstruktúrához is kapcsolódhat.

Miért kell(het) egy adatstruktúra definícióhoz több munkafolyamat definíció?

A választ egy konkrét alkalmazási példán mutatjuk be. Adott egy vállalkozás, mely irodatechnikai berendezések (pl.: nyomattók, fénymásoló berendezések) javítását és szerződés alapján történő karbantartását végzi. Ez a két munkafolyamat (karbantartás és hibaelhárítás) az ami a műszaki-szolgáltatási tevékenységét jellemzi, ennek a két munkafolyamatnak a törvényszerűségeit kell oly módon meghatározni, hogy mindkét tevékenységhez ugyanazt a nyomtatványt, úgynevezett Munkalapot használnak.

Kétféle workflow szükséges tehát a két munkafolyamathoz. De miért?

• A hibaelhárítás egy ad-hoc tevékenység atekintetben, hogy az említett berendezések meghibásodnak és a meghibásodást észleve a berendezések tulajdonosai, használói telefonálnak, e-mailt írnak, de mindenképp azonnali, de legalábbis belátható időn belüli megoldást szeretnének, ami olykor azonnali intézkedésre kényszeríti a vállalkozást
• A karbantartást jellemzően szerződések alapján végzik, prevenciós jelleggel. A szerződésben lefektetett rendszerességgel és határidőkkel végzik, így előre tervezhető - és tervezni szükséges - tevékenység

Fentiek alapján a nyomtatvány, azaz az adatstruktúra definíció ugyanaz lesz mindkétféle tevékenység során, de a tervezés és végrehajtási tevékenységet eltérő munkafolyamatban végzik.

Ezzel a funkcióval a nyilvántartás definícióhoz, illetve az ahhoz rendelt munkafolyamatok változásához lehet különböző - a felhasználók számára küldött - értesítési sablonokat létrehozni, a létrehozott értesítési sablonokat módosítani, aktiválni/inaktiválni, törölni. A funkció alapja az adatstruktúra definíció módosító felületének, értesítések fülén elhelyezett lista, melyről a funkciók indíthatók.

Új értesítés létrehozása a lista alatt elhelyezett, azonos feliratú gombbal kezdeményezhető. A gomra kattintást követően egy három lépésből álló úgynevezett “varázsló” felületen alakíthatjuk ki az értesítés szabályait.

Értesítés sablont a listában mellette elhelyezett törlés (szemetes) piktogrammal jelölt gombbal lehet kezdeményezni. A véletlenszerű törlések megelőzése érdekében a törlést a rendszer felhasználói megerősítéshez köti, a törlés csak megerősítő válaszra történik meg.

Az értesítés módosítása funkcióval

Egy korábban elkészített értesítés sablon módosításához az értesítések listában, a módosítani kívánt értesítési sablon melletti, ceruza piktogrammal jelölt gombra kell kattintani. A kattintást követően - az új értesítéshez hasonlóan - az értesítés varázsló jelenik meg, ahol a 3 lépésből álló beállításokat lehet módosítani. A változtatásokat a Mentés gombbal lehet véglegesíteni.

Az alapadatok lépésnél azt kell megadni, hogy az értesítést mely munkafolyamat, mely elemének milyen típusú változása váltsa ki, illetve hogy ezt az értesítést milyen módon, milyen tárggyal szeretnénk kiküldeni. Fenti példában egy olyan üzenet alapadatait látjuk, melyet az MV Esemény kivizsgálása munkafolyamat, Rögzítve állapotba kerülése vált ki. Erről az állapotváltásról e-mail üzenetben kívánjuk tájékoztatni a majdani címzetteket. A könnyebb beazonosíthatóság érdekében az üzenet tárgya a munkavédelmi eseményt egyértelműen azonosító Nyilvántartási szám lesz.

A címzettek lépésnél az értesítés címzettjeinek körét határozzuk meg, azaz hogy az első lépésnél meghatározott eseményről kik kapjanak értesítést. Az értesítendők köre lehet a rendszerben tárolt valamilyen dinamikus adatkör, illetve akár szabad szövegesen megadott értesítési (pl.: e-mail cím) cím.

• Nyilvántartás tulajdonos: Az a rendszer felhasználó, aki a nyilvántartási tételt létrehozta.
• Végrehajtó: Az a rendszer felhasználó, akit a (JOB megjelenítési módú) a nyilvántartási tételnél felelősként határoztak meg, azaz akinek a nevén fut a munka.
• Értesítendő (internal azonosító): Olyan rendszer felhasználók vagy személyek listája, akikhez adataihoz az értesítést létrehozó felhasználónak cégen vagy egyéb objektumjogosultságon alapuló megtekintési joga van,
• Értesítendő (mező): Olyan - az adott definícióval létrehozott - adatmező, mely értesítésre alkalmas, speciális feldolgozási módú adatot (e-mail cím, telefonszám, stb) tartalmaz.
• Email címek: szabad szövegesen, felsorolás jelleggel megadható értesítési adatok (pl.: vesszővel elválasztott e-mail

címek)

A tartalom lépésnél az üzenet szöveges tartalmát, illetve annak a különböző nyelvi verzióit lehet megfogalmazni. A szövegben különböző változókat is el lehet helyezni. Magában a tényleges üzenetben nem a beírt változó, hanem az annak megfelelő szöveg (Pl.: személynek a neve, jármű rendszáma, stb.) jelenik meg.

Az egyedileg kialakított nyilvántartások minden eleme, felirata nyelvesíthető, azaz a rendszerben rendelkezésre álló nyelvekre (jelenleg magyar, angol, német, román, burmai) lefordítható az alapnyelvről. A rendszer a feliratokat a felhasználó nyelvén fogja megjeleníteni, amennyiben létezik az adott nyelvre fordítás. Ha a megfelelő nyelvre nem létezik fordítás, a feliratok a létrehozási nyelven jelennek meg.

Az űrlapdefiníció nyelvi verzióinak rögzítése a módosító felület, nyelvesítés fülén lehetséges.

A fülre váltva a nyilvántartás neve és szöveges ismertetőjének leírása jelenik meg azon a nyelven, ahogy az eredeti nyilvántartás rögzítve lett. A nyelvi adatok rögzítése a nyelv választásával kezdődik, melyet követően a nyelvválasztó alatt rögtön megadható ennek a két adatnak a kiválasztott nyelvi verziója. A mező típus kiválasztásával a mező legördülőben megjelennek az űrlapon definiált adatmezők eredeti nyelven, a kiválasztás után az érték mezőben lehet megadni a fent kiválasztott nyelvhez tartozó fordítást. A rögzített nyelvi értéket a mentés gombbal lehet az adatbázisba menteni.

Az értesítések különböző nyelvi verzióit az értesítés varázsló 3. fülén, a nyelv kiválasztását követően az értesítés tartalmánál a szöveg adott nyelvű begépelésével majd az értesítés mentésével történik.