Egy járműflottát működtető cég esetén havi szinten akár több száz tankolás is történik, többnyire ugyanazon üzemanyagtöltő cég kútjain. Szerződéses partnerként a cég sofőrjei rendelkeznek tankolókártyával, ezek használata teszi lehetővé, hogy az üzemanyagtöltő cégek partnerenként havi elektronikus tankolási összesítést tudjanak készíteni. Az összesítés letöltéséhez megfelelő hozzáférés szükséges az üzemanyagtöltő cég internetes felületén, ezt a felek közötti szerződés garantálja. A tankolási összesítések formátuma és tartalmi követelményei üzemanyagtöltő cégenként eltérőek, rendszerünk jelenleg a három legismertebb hazai töltőállomásokat működtető cég tankolási összesítőinek importálására van felkészítve. Ez a három cég a MOL, a Shell és az OMV.

Az alábbiakban lépésenként bemutatjuk a tankolási összesítők letöltésének és rendszerünkbe történő importálásának menetét, mindhárom cég esetén.

Az importhoz szükséges számlák letöltéséhez első lépése a mol.hu weboldal megnyitása.

Az oldalra belépve a PARTNER PORTÁL (KK) BELÉPÉS-re kattintva megnyílik a Partner Portál autentikáló felülete.

A felhasználónév és a jelszó segítségével a felhasználó továbblép a MOL Partner Portáljára.

A Partner Portálon a Kártya Központot megnyitva a képernyő bal oldalán található menüben a Számlák kezelése opció megnyitása következik.

A Számlák oldalán a Számla keresés panelben állítható be az időszak, amelyen belül a számlákat keressük. A keresési feltételek az időszakon kívül több paraméterrel bővíthetők (számlastátusz, számlakibocsájtó, dokumentum száma), melyek segítségével egyre pontosabb találatok érhetők el.

A Számla keresés panel alatt helyezkedik el a lista, amelyben a keresés eredménye megjelenik.

Az eredménylista bal szélén található letöltés gombra kattintva nyílik meg az ablak, amelyben a különböző formátumok közül választhat a felhasználó. Rendszerünkbe az excel formátum importálható, az alábbi képen zölddel keretezve.

A sikeres import előfeltétele, hogy rendszerünkben is létezzenek a MOL weboldaláról exportált Excel fájlban szereplő járművek.

Mivel az exportált tartalomban a járműveket a rendszám azonosítja, rendszerünkben úgy kell létrehozni a járműveket, hogy a rendszám pontosan ugyanabban a formátumban legyen hozzá rögzítve, ahogy az az importálandó állományban szerepel.

Tehát ha az importálandó állomány ABC-123 formátumban tartalmazza egy járműrendszámát, akkor a rendszerben az adott járműhöz tartozó rendszám formátuma nem térhet el ettől (nem lehet pl. ABC123), ugyanúgy kell rögzíteni azt a jármű adatlapján.

Ha a két formátum nem egyezik meg, az adott járműhöz tartozó események importja sikertelen lesz.

Az első lépés a Flottakezelő modulban a Flottaesemények menü megnyitása. Itt az Import gombra kattintva nyitható meg az ablak, amelyben a művelet paramétereit állíthatja be a felhasználó.

A megnyíló ablakban elsőként az import típusát, tehát a MOL importot kell beállítani. Ezt követően az esemény típusát, ez esetben a tankolást, majd a pénznemet kell kiválasztani. A Fájl feltöltése gombbal tallózható ki az importálni kívánt tartalom, azaz a MOL weboldaláról letöltött excel fájl, és végül az Importálás-ra kattintva megkezdődik a import művelet.

A felhasználót képernyőn megjelenő értesítés tájékoztatja a művelet megkezdéséről, valamint arról hogy az import befejeztével a rendszer emailt küld az import eredményéről. Az email közli a sikeresen beimportált tételek számát, a sikertelen importok pedig .csv formátumban, a hiba okát tételesen feltüntetve kerülnek felsorolásra.

Rendszerünk az adatok feldolgozása során a tankolás eseményekhez külön költségtételeket hoz létre, melyekről ezután könnyű kimutatásokat, összesítéseket készíteni.

Az esemény import funkció segítségével rendszerünk jelenleg a következő formátumokat képes importálni:

• a MOL 2019.07. óta kibocsájtott .xls fájlformátumát,
• az OMV jelenleg érvényben lévő .csv fájlformátumát (1),
• valamint a HolAzAuto rendszer saját, Hola import elnevezésű .csv fájlformátumát (2).

Egy importfájlban kizárólag azonos eseménytípusok szerepelhetnek, hiszen az importálás során egy konkrét esemény típust kell kiválasztani.

Az alábbi linkeken az említett formátumok mintafájljai találhatók.

Letölthető MOL import mintafájl

Letölthető OMV import mintafájl

Letölthető Hola import mintafájl

(1) Az OMV import formátumának kötelező oszlopai:

• 4. vevő azonosító
• 6. kártya szám
• 10. rendszám
• 14. fizetés dátum
• 16. esemény dátum
• 21. cím
• 24. tétel
• 27. mennyiség
• 29. bruttó összeg
• 31. nettó összeg
• 33. ÁFA összeg
• 34. ÁFA kulcs
• 35. pénznem
• 37. bruttó kereskedői ár
• 39. nettó kereskedői ár
• 41. kereskedői ÁFA összeg
• 42. kereskedői ÁFA kulcs
• 43. kilométeróra állás

(2) A Hola importtal kapcsolatban fontos tudnivaló, hogy az adatmezők közül kizárólag a dátum, a bruttó költség és a kapcsolódó jármű rendszáma kötelezőek, ebből következően nem csak tankolás, hanem bármely más esemény adatai importálhatók.