A napjainkat jellemző kiélezett gazdasági versenyben a gazdasági társaságok egyre érzékenyebben a költségekre, fontos lehet azok csökkentése, emiatt egyre fontosabb a különböző gazdasági tevékenységek minél részletesebb elemzése. Ehhez információk szükségesek a gazdálkodásról, melyet jellemzően a főkönyvi rendszer szolgáltat. Ugyanakkor a főkönyvi számlatükör egyre mélyebb részletezése nem tud megfelelő mennyiségű és minőségű információt szolgáltatni. Ilyenkor szükséges olyan további csoportosítási szempontok bevezetése, melyek az adatok részletesebb és adott esetben a főkönyvi számlatükörtől eltérő elemzési módszerek bevezetését, használatát. Ilyen csoportosítási alapok lehetnek a munkaszám, költséghely, illetve a költségviselőre történő gyűjtés. Ezeken túl természetesen további kódrendszerek alkalmazása is szükséges lehet.

A munkaszámok alapvető feladata, hogy használatukkal bizonyos szempontok szerint csoportosíthatjuk a szerződések, beruházások, különböző tevékenységek könyvelési tételeket, például egy adott munka, telephely vagy egy állandó partnerrel kapcsolatos tételeket. A munkaszám tehát egy adott szerződés, megrendelés vagy szállítás azonosítója. A használt munkaszám készletet az Alapadatok ⇒ Munkaszámok menüből lehet elérni. A funkciót megnyitva a munkaszámok listájában a korábban rögzített munkaszámokat találja.

A lista a munkaszám azonosító és a megnevezés alapján szűrhető, illetve az oszlopfejlécekre kattintással sorrendezhető. A listában balról jobbra haladva elsőként a jármű adatok megtekintésére szolgáló nagyító ikonnal jelölt, majd a módosítására szolgáló, a ceruza ikonnal jelölt gombot, végül a szemetes ikonnal jelölt törlés gombot találja a felhasználó.

A lista fölött, a bal felső sarokban elhelyezkedő gombok sorban a következők:

• Új munkaszám
• XLS export
• Keresés
• Oszlopok
• Profilok

Új munkaszám rögzítésekor kizárólag a munkaszám azonosítóját, illetve a megnevezését szükséges megadni, minden más beállítás a munkaszám mentése után végezhető el. A mentést megelőzően a rendszer ellenőrzést végez a munkaszám azonosítók duplikálásának megelőzésére. Ha a rögzíteni kívánt azonosítóval létezik már bejegyzés, a mentést megtagadja és hibaüzenetben tájékoztatja erről a felhasználót. Az alapadatok mentését követően a felület módosítás üzemmódba vált.

A módosító felület egy TAB fülekre osztott felugró ablak, ahol az alábbi műveletek végezhetők el.

Ezen a fülön a korábban megadott azonosító és megnevezés adatok módosíthatók, illetve itt van lehetőség a munkaszám partnercéghez rendelésére.

Több más rendszer objektumhoz hasonlóan a munkaszámokat is lehetőség van a korábban létrehozott csoportokba sorolni. A csoportok létrehozásáról és használatáról részletesen olvashat itt.

A felhasználók funkciónál lehet megadni, hogy az adott munkaszám használatát mely felhasználók részére biztosítjuk. A felhasználó a munkaszám használat során kizárólag azokat a munkaszámokat rendelheti hozzá egy útszakaszhoz, melyeket ezen a fülön hozzárendeltünk.

A felhasználó munkaszámhoz rendelésének módja, hogy a képernyő baloldali, Elérhető felhasználók listájából, a Kiválasztott felhasználók listájába mozgatjuk a kívánt elemet, majd mentjük az összerendelést. A megfelelő felhasználó kiválasztását a lista felett elhelyezett gyorskereső segíti, illetve a felhasználók csoportos hozzáadására is mód van. Ehhez a CTRL gomb nyomva tartása mellett kattintással lehet a listában kijelölni a mozgatni kívánt tételeket. Ha egy felhasználótól el akarjuk venni az adott munkaszám használatának jogát, értelemszerűen a jobboldali Kiválasztott felhasználók listából ki kell mozgatni a hozzá tartozó tételt.

Itt egy ellenőrző funkció található, ahol az adott munkaszámon történt módosítások adatait lehet megtekinteni, azt hogy mely felhasználó, mikor, milyen módosításokat hajtott végre az adott tételen.

A megtekintés funkcióval ugyanazok az információk érhetők el mint a módosításnál, de az adatokon való változtatás ezen a felületen nem lehetséges.

A ceruzával jelölt gomb mellett jobbra található a kuka ikonnal jelölt Törlés gomb, amellyel az adott munkaszám törölhető a rendszerből. A törlés végleges, az esetlegesen véletlenül törölt munkaszám visszaállítására kizárólag újként rögzítéssel van mód.

A táblázatban szereplő oszlopok megjelenítését a felhasználó saját igényei szerint beállíthatja az Oszlopok gombra kattintva. Az oszlopok sorrendje a listában az oszlopnév “vonszolásával” (drag and drop) szintén módosítható.

Az oszlop beállításokat el is menthetjük különböző elnevezésű profilokba, ezek a profilok később előhívhatók és használatukkal gyorsan beállítható a munkának leginkább megfelelő oszlop elrendezés

Ahogy a Munkaszámok súgó fejezetben olvashattuk, a munkaszámok alapvető feladata, hogy használatukkal bizonyos szempontok szerint csoportosíthatjuk a szerződések, beruházások, különböző tevékenységek könyvelési tételeket, például egy adott munka, telephely vagy egy állandó partnerrel kapcsolatos tételeket. Esetünkben ezek a könyvelési tételek a vállalkozás járművei által megtett utak közvetlen (pl.: a járművek üzemanyag költsége) és kapcsolódó költségeinek (pl.: sofőr munkaideje) kimutatására, besorolására szolgálnak. Ahhoz hogy ezek a költségek kimutathatók legyenek, a járműhasználat - kiértékelésnél legyűjthető, listázható - útszakaszait kell egy-egy munkaszámhoz besorolni, azaz a munkaszámnak rá kell kerülnie az egyes útszakaszokra. Erre a rendszerben több mód is van.

• sofőr azonosító kulccsal vagy kártyával a tracker interfészen keresztül
• a HolAzAutó mobil alkalmazáson keresztül
• illetve a HolAzAutó rendszer WEB-es felületén keresztül

Ebben a súgó fejezetben a WEB-es felületen beállított munkaszám használatról írunk, mely az Adminisztráció ⇒ Munkaszám használat felületről érhető el.

A funkció lényege hogy:

• listázzuk, megjelenítsük az éppen érvényes, vagy korábbi személy-munkaszám összerendeléseket
• utólag bepótoljuk az esetlegesen elmaradt sofőrazonosítás miatti hiányzó személy-munkaszám összerendeléseket
• valamint hogy egyéb sofőrazonosítási lehetőség hiányában, vagy éppen a személyhez állandó jelleggel köthető munkaszámokat manuálisan összerendeljük a személyekkel.

A funkciót megnyitva a munkaszámok listájában a korábban rögzített munkaszám használatokat (munkaszám-személy összerendeléseket találja. A lista performancia okokból alapértelmezetten egy hétre visszamenőleg tartalmazza az adatokat. Amennyiben ettől eltérő időtartam, vagy keresési szempont szeretné a listát összeállítani, a kívánt szűrést Önnek kell beállítani. A lista dátum tól-ig, egy-egy konkrét munkaszám illetve partnercég, valamint személyekre és járművekre szűrhető, az oszlopfejlécekre kattintással sorrendezhető, a lista alatt lapozóelem található.

A listában balról jobbra haladva elsőként az adatok megtekintésére szolgáló nagyító ikonnal jelölt, majd a módosítására szolgáló, a ceruza ikonnal jelölt gombot, végül a szemetes ikonnal jelölt törlés gombot találja a felhasználó. A lista fölött, a bal felső sarokban elhelyezkedő gombok sorban a következők:

• Új munkaszám használat
• Keresés
• Lista frissítése
• XLS export
• Oszlopok
• Profilok

Új munkaszám összerendelés rögzítésekor az összerendelés kezdetét és a munkaszámot kötelező, míg az összerendelés végét, illetve a munkaszámhoz rendelt személyt opcionális megadni. Amennyiben az adott személyhez volt korábban érvényes nyitott összerendelés, azt az új összerendelés kezdő időpontjával lezárja és létrehozza az új összerendelést. A munkaszám használat rögzítését követően, ha a munkaszám használat időszakában a hozzárendelt személy valamely járművel összerendelésre kerül (sofőr azonosítás vagy manuális összerendelés) a kiértékelésnél és az útnyilvántartásoknál a jármű adott útszakaszához hozzárendelésre kerül a beállított munkaszám.

A módosítással a korábban rögzített összerendelés adatai módosíthatók. Amennyiben a változtatásban érintett egy korábbi feldolgozott kiértékelés vagy útnyilvántartás, az adott lekérdezés és járműhasználati dokumentum újragenerálása szükséges.

A megtekintés funkcióval ugyanazok az információk érhetők el mint a módosításnál, de az adatokon való változtatás ezen a felületen nem lehetséges.

A ceruzával jelölt gomb mellett jobbra található a kuka ikonnal jelölt Törlés gomb, amellyel az adott munkaszám használat törölhető a rendszerből. A törlés végleges, az esetlegesen véletlenül törölt munkaszám összerendelés visszaállítására nincs lehetőség.

A táblázatban szereplő oszlopok megjelenítését a felhasználó saját igényei szerint beállíthatja az Oszlopok gombra kattintva. Az oszlopok sorrendje a listában az oszlopnév “vonszolásával” (drag and drop) szintén módosítható.

Az export funkcióval a lista aktuális tartalmát menthetjük el egy XLS (Excel) táblázatba. Az export indítását követően a generált XLS fájl a számítógép letöltések mappájába kerül.